Czy planujesz odejść z pracy i chcesz mieć pewność, że otrzymasz kopię wszystkich swoich e-maili na wypadek, gdybyś musiał się do nich odnieść w późniejszym czasie? A może po prostu chcesz je wyeksportować w celach archiwizacji na wypadek, gdyby Outlook PST staje się corrup t, co zdarza się dość często.
W każdym razie tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail jest zawsze dobrym pomysłem. Nawet jeśli korzystasz z usługi internetowej, takiej jak Outlook.com lub Gmail, nadal nie jest dobrym pomysłem korzystanie z klienta komputerowego, takiego jak Outlook, do pobierania całej poczty, aby przechowywać ją lokalnie. Usługi sieciowe i giganty takie jak Microsoft i Google mogą wydawać się odporne na awarie, ale nigdy nie wiadomo, kiedy może się wydarzyć coś katastrofalnego.
W tym artykule pokażę, jak wyeksportować wiadomości e-mail programu Outlook w programie Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 i 2016. Wspomnę również o tej procedurze, jeśli korzystasz z programu Outlook dla komputerów Mac. Warto zauważyć, że faktyczny Kreator importu i eksportu jest prawie taki sam we wszystkich wersjach, ale proces uzyskiwania dostępu do kreatora się zmienił.
Eksportowanie wiadomości e-mail z programu Outlook
Jeśli używasz programu Outlook 2003, 2007, 2010 lub 2013, a następnie sprawdź mój wpis w jak eksportować kontakty programu Outlook, aby zobaczyć procedurę uzyskiwania do kreatora importu / eksportu. Jeśli korzystasz z programu Outlook 2016, kliknij Pliki Otwórz i zacznij Eksportuj.
W menu po prawej stronie kliknij przycisk Importuj / eksportuj.
Pojawi się teraz Kreator importu / eksportu , który wygląda tak samo we wszystkich wersjach pakietu Office. Aby rozpocząć, wybierz opcję Eksportuj do pliku.
Na następnym ekranie musisz wybierz typ pliku: plik CSV (Comma Separated Values) lub plik danych programu Outlook (PST). Zwykle zawsze używam PST, więc łatwiej jest importować z powrotem do Outlooka, ale możesz wybrać CSV, jeśli chcesz zaimportować wiadomości e-mail do innego klienta poczty e-mail, a nawet do programu takiego jak Excel lub Word.
Na następnym ekranie musisz wybrać, co chcesz wyeksportować. Jeśli chcesz otrzymywać wszystkie swoje wiadomości e-mail, wybierz opcję Odebranei upewnij się, że zaznaczono Dołącz podfoldery. Jeśli potrzebujesz tylko niewielkiej części e-maili, możesz kliknąć przycisk Filtruj, a następnie wprowadzić różne kryteria, aby zmniejszyć liczbę eksportowanych e-maili.
Kliknij Dalej, a teraz musisz wybrać lokalizację, w której chcesz zapisać plik CSV lub PST. Istnieje kilka opcji, z których możesz wybrać sposób obsługi duplikatów.
Na koniec kliknij Zakończi pojawi się okno z pytaniem, czy chcesz zabezpieczyć swój plik PST za pomocą opcjonalnego hasła. Jeśli zamierzasz użyć hasła tutaj, pamiętaj, że powinno to być więcej niż 16 znaków. Zwróć też uwagę, że nie jest to bardzo bezpieczne i można je łatwo zhakować przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.
To wszystko. Powinieneś teraz mieć plik CSV lub PST ze wszystkimi zapisanymi w nim wiadomościami e-mail. Możesz teraz skopiować ten plik do bezpiecznej lokalizacji w celu utworzenia kopii zapasowej.
Eksportuj wiadomości e-mail z programu Outlook dla komputerów Mac
Jeśli używasz wersji Mac pakietu Office, procedura eksportowania wiadomości e-mail jest inna. W rzeczywistości typ pliku również jest inny. Na komputerach Mac masz tylko jedną opcję: plik archiwum programu Outlook dla komputerów Mac (.OLM).
Kliknij Plik, a następnie Eksportuj.
Pojawi się okno dialogowe, w którym możesz wybrać elementy, które chcesz wyeksportować do pliku archiwum. Możesz wybrać Poczta, Kalendarz, Kontakty, Zadania i Notatki lub możesz wybierać pozycje z określonej kategorii.
Kliknij Kontynuuj, a zobaczysz pytanie, gdzie chcesz zapisać plik. O to chodzi. Nie ma żadnych innych opcji podczas eksportu z programu Outlook na komputer Mac.
Po wyeksportowaniu e-maili możesz przeczytać mój wpis jak zaimportuj je do innej usługi e-mail jak Gmail, jeśli planujesz zmienić.