W życiu zawodowym e-mail jest prawdopodobnie jednym z najważniejszych środków komunikacji. Robisz to codziennie, a jeśli jesteś podobny do mnie, toniesz w tym.
Jasne, możesz poświęcić określoną godzinę lub dwie dziennie na zarządzanie pocztą e-mail. Ale jeśli poświęcisz 10 minut lub dłużej na każdą odpowiedź, e-mail wkrótce przejmie cały dzień - a wyłączenie powiadomień Gmaila nie uratuje cię.
Właśnie dlatego nauka pisania profesjonalnych wiadomości e-mail, które otrzymują odpowiedzi ORAZ nie zajmuje więcej niż kilka minut pisanie jest niezbędne. Na szczęście dzisiaj nie musisz być świetnym pisarzem ani guru produktywności, aby to osiągnąć. Chodzi przede wszystkim o znalezienie odpowiedniej strategii i zestawu narzędzi, aby z nią skorzystać.
Konfigurowanie szablonów wiadomości e-mail (odpowiedzi w puszkach)
Tworzenie szablonów wiadomości e-mail to świetny sposób na zaoszczędzenie czasu dla osób, które często otrzymują te same pytania lub komentarze za pośrednictwem e-mail. Poświęć dzień na skonfigurowanie odpowiedzi w puszce, a nie będziesz już musiał pisać tych samych odpowiedzi dziesięć razy dziennie. Zarówno Gmail, jak i Outlook mają tę funkcję, która pomoże Ci zaoszczędzić czas i zautomatyzować pocztę elektroniczną za darmo.
Oto jak skonfigurować profesjonalne szablony e-mail w Gmailu za pomocą kilku kliknięć:
Ty Potrafi tworzyć szablony odpowiedzi zawierających długie akapity, a także szybkie 2-3 zdania odpowiedzi. Zdziwisz się, ile czasu Ci to uratuje w przyszłości.
Wiadomości sieciowe
Jeśli Twój problem nie polega na korzystaniu z szablonów wiadomości e-mail, ale na ich tworzeniu, wypróbuj Wiadomości sieciowe. To narzędzie internetowe z dziesiątkami szablonów e-mail, które mogą pomóc Ci rozwinąć profesjonalną sieć.
Utworzone przez Resume Worded, sieciowe wiadomości e-mail są doskonałym źródłem do optymalizacji komunikacji. Niektóre przykłady szablonów, które oferują, to wprowadzenie na zimno / ciepło, kontakt z osobą, która nie odpowiedziała, a nawet pisanie notatek z podziękowaniami.
Każdy szablon zawiera także przydatne wskazówki i sugestie, które mogą dodatkowo poprawić komunikację z odbiorcą.
Możesz użyć przycisku wyszukiwania lub przejrzeć listę, aby znaleźć odpowiedni adres e-mail. Następnie wystarczy skopiować i wkleić go w polu wiadomości i zmienić kilka szczegółów.
Word Counter Plus
Jeśli jesteś kimś, kto pisze więcej niż 10 e-maili dziennie, ważne jest, aby niektóre z nich były krótkie i słodkie. Jeśli więc często otrzymujesz zbyt długie wiadomości e-mail, możesz rozważyć użycie narzędzia do liczenia słów, aby się powstrzymać. Rozszerzenie Chrome Word Counter Plus może zrobić to za Ciebie.
Podświetl tekst w wiadomości e-mail i uzyskaj liczbę słów i znaków używanych jednym kliknięciem. Następnie możesz kontynuować pisanie wiadomości e-mail lub jej zamknięcie, zanim stanie się ona dwuczęściowa.
DraftMap
Możesz znaleźć wiele świetnych narzędzi, które pomogą Ci lepiej pisać, a tym samym skrócić czas spędzany na korekcie i przepisywaniu wiadomości e-mail. DraftMap jest jednym z nich. Myśl gramatycznie lub Hemingwaya, a także sprawdza niepotrzebne powtarzanie słów i pomaga trzymać się jednego stylu pisania.
To rozszerzenie Chrome wyświetla w czasie rzeczywistym sugestie dotyczące pisania, które są oznaczone kolorami. Pomoże Ci to uniknąć korzystania z pasywnego głosu, literówek, klisz, a także porad dotyczących czytelności Twojego e-maila. Wszystkie sugestie oparte są na zasadach pisania Ernesta Hemingwaya. DraftMap jest szczególnie przydatny, ponieważ wszystkie procesy zachodzą bezpośrednio w polu składu wiadomości e-mail.
Nie martw się, jeśli nadal zaznaczyłeś słowa po zakończeniu edycji wiadomości e-mail. Odbiorca nie zobaczy kolorów, sugestie są widoczne tylko dla Ciebie.
Twój e-mail może być lepszy
Twój e-mail może być lepszy to internetowe narzędzie zaprojektowane w celu skrócenia czasu poświęcanego na zarządzanie wiadomościami e-mail poprzez edukowanie wszystkich na temat najlepszych praktyk e-mail.
Podczas tworzenia profesjonalnego e-maila przestrzegasz pewnych zasad. Na przykład upewnienie się, że wiadomość ma wyraźny temat lub pominięcie niepotrzebnych załączników. Zdziwisz się, jak często ludzie łamią te reguły, co ostatecznie skutkuje tym, że obie strony spędzają więcej czasu i wysiłku.
Twój e-mail Could Be Better zawiera listę 10 typowych błędów. Każdy punkt zawiera wyjaśnienie i przykłady, jak ulepszyć swój e-mail. Może się to przydać na wypadek, gdybyś chciał powiedzieć kolegom o tych zasadach, ale nie wiesz, jak to zrobić. Możesz użyć własnych słów lub przesłać im link do Twojego adresu e-mail. Może być lepiej, aby zilustrować swój punkt widzenia.
Wszyscy chcielibyśmy, aby nasz e-mail został całkowicie zautomatyzowany i nie wymagał żadnej uwagi. Chociaż dziś nie jest to dokładnie możliwe, każda drobna pomoc. Niezależnie od tego, czy ograniczasz długość e-maila, czy sam mierzysz czas, gdy piszesz, po ustaleniu zasad zauważysz swoje pierwsze ulepszenia.
Jeśli po prostu nie możesz przestać pisać długich e-maili, być może czas całkowicie je zrezygnować. Spróbuj użyć swojego Customer Relationship Manager (CRM) lub Zamiast tego możesz wymieniać wiadomości ze współpracownikami. Jeśli nic więcej, pomoże ci to poświęcić mniej czasu na wiadomości e-mail.