Komunikacja e-mailowa nie zmieniła się zbytnio w ciągu ostatnich kilku dekad, odkąd stała się popularna. Większość żargonu, którego używamy dzisiaj, jest taka sama. Wiele terminów związanych z e-mailami zapożyczyliśmy z czasów, kiedy komunikowaliśmy się za pomocą poczty papierowej. CC i BCC to doskonałe przykłady. Co to wszystko oznacza?
W tym artykule omówimy żargon związany z e-mailami i pomożesz zrozumieć, do czego służy wiele napotykanych funkcji poczty e-mail.
Co oznacza CC?
CC to skrót od Carbon Copy. Gdy wpiszesz czyjś adres w tym polu, wyślesz mu kopię swojego e-maila. Dotyczy to każdego technika e-maili, którego możesz używać.
Termin pochodzi z czasów, gdy komunikacja papierowa była niezwykle powszechna. Każdy wykonał kopie dokumentów, umieszczając arkusz kalki między dwoma arkuszami zwykłego papieru. Gdy długopis dociskał górny arkusz, pismo zostało przeniesione na dolny dzięki kalce. Umożliwiło to ludziom szybkie wykonywanie i wysyłanie kopii.
E-mailowe kopie kalkowe mogą już nie zawierać kalki, ale zasada jest taka sama. Wysyłasz kopie swojego e-maila do innych osób. Jeśli więc ktoś powie Ci, że chcesz go wysłać, chce otrzymać kopię wiadomości e-mail, którą wysyłasz do odbiorcy. Na przykład, jeśli komunikujesz się z klientem, możesz chcieć wysłać wiadomość do swojego menedżera.
Co oznacza BCC?
BCC oznacza Blind Carbon Copy
strong>i działa jak CC, z jedną zasadniczą różnicą. Kiedy kogoś CC, odbiorcy Twojego e-maila zobaczą, kto jeszcze otrzymał e-mail. Zarówno osoby w polu „Do”, jak i w polu „CC” będą mogły widzieć swoje adresy. BCC dodaje warstwę tajemnicy. Tylko nadawca może zobaczyć listę, a odbiorca UDW zobaczy tylko swój adres e-mail w polu UDW, nawet jeśli nadawca dodał więcej niż jedną osobę do tej listy.
Gdy wymagana jest prywatność, użyj pola UDW. Na przykład, jeśli prowadzisz rozmowę e-mailową z klientem i chcesz oznaczyć swojego menedżera, powinieneś wysłać ślepą kopię. Nie ma powodu, aby Twój klient wiedział, że ktoś inny jest na bieżąco.
Etykieta e-mailowa
Teraz, gdy wiesz, co oznaczają CC i BCC, prawdopodobnie zastanawiasz się, dlaczego miałbyś kiedykolwiek wysłać CC zamiast dodawać wszystkich w polu „Do”. Jak wspomniano wcześniej, każdy może zobaczyć, kto został dodany do listy CC. Technicznie rzecz biorąc, CC nie różni się niczym od głównego pola „Do”. Dlaczego więc tego używać?
Odpowiedź jest prosta: etykieta. Sekcja „Do” jest zarezerwowana dla głównego odbiorcy(ów). Są to osoby bezpośrednio związane z tematem wysyłanego e-maila. Powinieneś użyć pola „CC”, aby wysłać kopię tego e-maila do innych stron, które mogą być zainteresowane informacjami teraz lub w przyszłości.
CC jest przydatne, gdy chcesz, aby ktoś inny miał kopię wiadomości e-mail na wypadek, gdyby jej potrzebowali.
BCC powinno być używane, aby główny odbiorca nie był świadomy kto jeszcze otrzymuje kopię wiadomości e-mail. Jednak jest to również przydatne, jeśli chcesz wysłać e-mailem długą listę osób. Nie ma potrzeby, aby wszyscy zaangażowani widzieli dziesiątki adresów e-mail dołączonych do ich wiadomości e-mail. Pamiętaj, że odbiorca BCC widzi tylko swój adres w polu BCC. Pozostałe pozostają ukryte.
To powiedziawszy, nic z tego nie jest wyryte w kamieniu. Nie ma ustalonych zasad. Wiele osób i firm może wybrać inne użycie tych pól e-mail.
Inne ważne warunki dotyczące poczty e-mail, które powinieneś znać
Możesz zrobić tak wiele rzeczy za pomocą wiadomości e-mail, takich jak przekierowanie i tworzenie grup e-mail, ale musisz najpierw zrozumieć warunki, aby odblokować wszystkie te wspaniałe funkcje. Przyjrzyjmy się żargonie nieco dalej.
Temat
Pole Temat służy do poinformowania odbiorcy, o czym jest e-mail. Podsumuj informacje w kilku słowach. Pomoże to również później znaleźć wiadomość e-mail do sortowanie według tematu.
Odpowiedz wszystkim
Normalnie odpowiadasz nadawcy klikając przycisk Odpowiedz. W ten sposób zapisze się również oryginalny e-mail i cały wątek na górze, aby informacje były na wyciągnięcie ręki.
To powiedziawszy, masz również opcję Odpowiedz wszystkim. Użyj tej funkcji, gdy jesteś częścią listy CC, aby wysłać odpowiedź do wszystkich zaangażowanych osób.
Prześlij dalej
Czy ktoś ci powiedział „prześlij mnie” i nie byłaś pewna, co to oznacza? Termin ten odnosi się do przycisku Dalej. Ta funkcja umożliwia wybranie dowolnej otrzymanej wiadomości e-mail i wysłanie jej do kogoś innego niż pierwotny nadawca. Oszczędza to dużo czasu.
Spam
Spam e-mail odnosi się do wiadomości-śmieci. To niechciane treści, które ktoś wysłał Tobie i tysiącom innych osób, które znajdują się na liście e-mailowej. Każda usługa poczty e-mail, taka jak Gmail czy Outlook, ma dedykowany folder spamu. Jednak spam nie zawsze trafia tam automatycznie. W niektórych przypadkach musisz wykrywaj wiadomości spamowe i usunąć je ręcznie.
Lista zablokowanych
Mówiąc o spamie, tutaj przydaje się lista bloków. Wcześniej nazywana czarną listą, lista blokowania to po prostu lista trwale zablokowanych adresów. Niektórzy nadawcy są znanymi spamerami, więc dostawca usług poczty e-mail automatycznie umieszcza ich na liście zablokowanych, ale czasami musisz zablokuj adresy samodzielnie.
Mamy nadzieję, że udało nam się to wyjaśnić i teraz jesteś znacznie lepszy i wysyłasz i zarządzasz swoimi e-mailami. Tylko upewnij się, że nie mieszasz CC i BCC, gdy sytuacja wymaga użycia jednego lub drugiego.