Posiadanie adresu e-mail jest jak posiadanie numeru telefonu: gdy jest już na świecie, nie chcesz go zmieniać.
Oprócz szacunkowych 30% adresów e-mail, które zmieniają się każdego roku - z których większość to e-maile biznesowe - większość ludzi prawdopodobnie nie chciałaby radzić sobie z kłopotami z przenoszeniem kontaktów, przekierowywaniem ludzi na nowy adres e-mail, lub wyszukując każdą witrynę, subskrypcję i odbiorcę rachunku, aby zaktualizować swój adres e-mail w pliku.
Czasami jednak ludzie mają dobry reasonto, aby dokonać masowego przejścia z jednej cyfrowej lokalizacji do drugiej. Być może dostawca poczty elektronicznej jest przestarzały i nie nadąża za nowoczesnymi paragonami; lub dostawca maybeyour jest szalowany i musisz znaleźć nowy dom.
Większość ludzi nie naprawdę dobrze rozumiem, co tam jest i co odróżnia jedną usługę e-mail od drugiej. Ale faktem jest, że Microsoft Outlook i Google Gmail stały się dwiema najbardziej wzorowymi platformami zarządzania tym, co prawie stało się istotnym aspektem życia.
Co czyni tych dwóch dostawców e-maili lepszymi, gorszymi, różnymi lub takimi samymi w porównaniu ze sobą? Jeśli chodzi o darmowe plany osobiste, niuanse między Outlookiem a Gmailem są prawdopodobnie znaczące dla większości użytkowników. Dlatego skupimy się na porównaniu biznesplanu opartego na subskrypcji dla każdej usługi, abyś mógł zdecydować, który z nich będzie bardziej odpowiedni dla Ciebie lub Twojej firmy i pracowników.
Wygląd, odczucia i koszty
Usuńmy to z drogi. Outlook i Gmail oferują bardzo różne interfejsy. Mówiąc najprościej, Outlook zachowuje charakter korporacyjny, podczas gdy Gmail oferuje coś bardziej kreatywnego i przypominającego uruchomienie. Jeśli Outlook jest nowoczesnym podejściem do komunikacji korporacyjnej, Gmail jest postmodernistyczny.
Interfejs programu Outlook jest wyposażony w opcje i funkcje, które można dostosować, z których wielu Ty lub Twoi pracownicy nigdy nie będzie w stanie wykorzystać. Mimo że Gmail oferuje własny zestaw funkcji, jest o wiele prostszy w obsłudze i skupia się na zapewnieniu niezbędnych funkcji, które są niezbędne.
Jeśli chodzi o zakup tych usług e-mail, tak naprawdę kupujesz pakiety, z którymi są one dostarczane, Microsoft Office 365 i Google G Suite. Należy pamiętać, że Office 365 wymaga rocznego zobowiązania, chociaż opłaty są naliczane co miesiąc. G Suite to wyłącznie miesięczny abonament oparty na liczbie osób. Oto jak te ceny na użytkownika miesięcznie.
| Office 365 | G Suite |
| Office 365 Business Essentials: 5 USD | G Suite Basic: |
| Office 365 Business: 8,25 USD | G Suite Business: 12 USD |
| Office 365 Business Premium: 12,50 USD | G Suite Enterprise: 25 USD |
Tool Suite
Ponownie, kupując program Outlook lub Gmail dla firm, naprawdę kupujesz coś więcej niż tylko usługę e-mail. Kupujesz pakiet narzędzi, z których e-mail jest tylko jeden.
Jeśli chodzi o to, co wyróżnia Office 365 i G Suite, to tak naprawdę porównanie między operatorem zasiedziałym a jego zakłócającym. Więcej informacji o tym, co sprawia, że te dwa zestawy są takie same i różne, omówimy w przyszłym artykule, ale oto kilka kontrastujących aspektów, które się wyróżniają.
Microsoft Office 365
Mamy wszystkie używane programy Microsoft Word, Excel i PowerPoint. Są to podstawowe założenia Office, ale Office 365 oferuje jeszcze więcej. Dzisiaj te trzy programy są dostępne online, a nie tylko jako programy pulpitu, dzięki czemu praca, którą wykonujesz, jest łatwiejsza do zapisania i udostępnienia. Ponadto 365 zapewnia:
Te nieliczne aplikacje oferują szerokie możliwości, które pozwoliły zdefiniować sposób, w jaki firmy działają wewnętrznie w skali cyfrowej. Ogromną zaletą jest fakt, że Microsoft tak skutecznie skonsolidował te narzędzia, aby uprościć korzystanie z usług oferowanych firmom.
Google G Suite
Podczas gdy G Suite oferuje własną gamę aplikacji, które są na równi z podstawowymi produktami Microsoft - i więcej. Alternatywami GSuite do Worda, Excela i PowerPointa są Dokumenty, Arkusze i Slajdy. Ale G Suite oferuje jeszcze więcej, które byłyby przydatne dla każdej firmy:
Oczywiście, tutaj jest wiele do rozważenia. Outlook konsoliduje wiele z kilku, ale solidnych aplikacji, które oferuje. Google oferuje pozornie znacznie szerszy zakres funkcji rozłożonych na kilka aplikacji, z których niektóre w ogóle nie są oferowane przez Office 365.
Organizacja
Gdy prowadzisz działalność, e-maile są nieprzerwane i są czymś więcej niż tylko pojazdem do rozmowy. E-maile są zbiorami wiedzy, których profesjonaliści używają do podejmowania decyzji biznesowych, z których niektóre mają kluczowe znaczenie dla misji. Jeśli nie możesz uporządkować i uporządkować rozmów i informacji, ciężko będzie pracować skutecznie i wydajnie wszybkość działania i unikanie pogorszenia jakości wyników.
Outlook
Jeśli myślisz o tradycyjnych, precyfrowych metodach organizacji, folderów i plików prawdopodobnie przychodzą ci na myśl. Asigitalizacja jest zasadniczo procesem podejmowania namacalnych działań i przekształcania ich w procesy cyfrowe, można oczywiście założyć, że tworzenie folderów poczty e-mail i plików to naturalny sposób działania.
Tak działa Outlook. Korzysta z tradycyjnego systemu folderów i pozwala kategoryzować wiadomości e-mail w tych folderach przy użyciu kolorowych kart, podobnie jak w przypadku pliku rozwijanego. Możesz tworzyć dowolną liczbę folderów i podfolderów. Program Outlook również najlepiej określa priorytetyzację wiadomości e-mail, odfiltrowując te, które można uznać za bałagan. To sprawiło, że folder Clutter nie przeszkadza, dopóki nie będziesz gotowy, aby je wyświetlić.
Gmail
W opisie może się wydawać, że istnieje tylko niewielka różnica między sposobem, w jaki Gmail i Outlook organizują wiadomości e-mail, jednak przy aktywnym korzystaniu z systemu Gmaila sposób organizacji i priorytetów jest zauważalnie inny.
Zamiast wyodrębnić tradycyjną metodę „folder, plik”, Gmail używa etykiet. Możesz otagować wiadomości za pomocą wielokrotnych etykiet, zamiast umieszczać je w folderze.
Możesz dostosować Gmaila, aby najpierw wyświetlał e-maile Ważne, Nieprzeczytane i Oznaczone gwiazdką. Może także automatycznie filtrować wiadomości e-mail według kategorii Podstawowa, Społecznościowa, Promocje, Aktualizacje i Fora. Ten system ustalania priorytetów i organizacji sprawia, że naprawdę łatwo jest ustalić, które e-maile są dla Ciebie najważniejsze, i szybko do nich dotrzeć.
Pomimo tych różnic w Gmailu, interesujące jest to, że używasz Gmaila za pośrednictwem innego klienta e-mail ( takich jak Outlook) jego etykiety pojawią się jako foldery. W pewnym sensie sprawia to, że Gmail jest bardziej wszechstronny i jest w stanie zapewnić bardziej elastyczny interfejs użytkownika.
Wyszukiwanie
Wyszukiwanie idzie w parze z organizacją, jeśli chodzi o pocztę e-mail. Jeśli nie możesz szybko i skutecznie znaleźć potrzebnych informacji, które są potencjalnie zakopane w e-mailu sprzed miesięcy, skończysz marnowaniem cennego czasu na szukanie rzeczy zamiast podejmowania działań.
Outlook
Funkcja wyszukiwania programu Outlook jest na tyle dobra, że można wyszukiwać wiadomości e-mail we wszystkich folderach, w tym tysiące wiadomości w folderze Usunięte, na podstawie słowa kluczowego i adresu e-mail. Gdzie Czasami może się czasem nie udać, to dokładność.
Wyszukiwanie słowa kluczowego nie zawsze pociąga za sobą poprawny e-mail lub e-maile, i zawsze istnieje szansa, że Outlook wyciągnie tylko kilka wybranych e-maili z łańcucha, ale pominie jeden e-mail, którego potrzebujesz. działa dobrze przez większość czasu, z pewnością nie wykorzystuje tej samej funkcji wyszukiwania jako usługi e-mail od Google.
Gmail
Funkcje wyszukiwania w Gmailu są nasyconeSiła wyszukiwania Google, dlatego właśnie Gmail został stworzony przede wszystkim: w celu zapewnienia usługi e-mail, która działa jak wyszukiwarka Google. Nie tylko wyszukujesz na prostych warunkach i ufasz, że Gmail zapewni poprawne wyniki, możesz również użyć zaawansowanych operatorów wyszukiwania, takich jak „od:”, „do:”, „skrót:” i kilka innych, które mogą pomóc Ci znaleźć konkretnie potrzebujesz.
Przywoływanie wiadomości e-mail
Chociaż istnieje kilka kluczowych funkcji, które zarówno Gmail, jak i Outlook zapewniają w różnym stopniu szczegółową funkcjonalność, każda z funkcji onemajor działa zupełnie inaczej niż przywoływanie wiadomości e-mail. Warto zwrócić uwagę na różnicę w działaniu, ponieważ większość ludzi w pewnym momencie doświadcza zdenerwowania, gdy wysyła niewłaściwy e-mail do niewłaściwej osoby lub wysyła coś, czego w ogóle nie powinna mieć.
Outlook
Outlook doskonale nadaje się do przypominania e-maili izamień. Tak długo, jak adres e-mail, na który wysłałeś wiadomość e-mail, jest przechowywany na Microsoft Exchange - faktyczna usługa poczty e-mail, na której działa Outlook - masz możliwość usunięcia i zastąpienia dowolnego nieprzeczytanego komunikatu.
Oczywiście, jeśli wiadomość e-mail została już otwarta, nie możesz jej przypomnieć ani zastąpić, ale posiadanie tej funkcji z nieprzeczytanymi wiadomościami może uchronić Cię przed zawstydzeniem w przypadku wysłania czegoś, czego nie powinieneś, lub pomóc ponownie wysyłasz lepszy e-mail z większą ilością wyjaśnień niż wysyłanie dalszych wiadomości e-mail opracowujących jeden z poprzedniego wysłania.
Gmail
Gmail jest tutaj nieco krótszy w porównaniu do Outlooka. W rzeczywistości Gmail nie oferuje nawet prawidłowego wycofywania wiadomości e-mail. Zamiast tego masz kilka sekund po wysłaniu wiadomości e-mail, aby anulować wysyłanie. Możesz włączyć lub wyłączyć i dostosować czas anulowania do 30 sekund. Jeśli nie jesteś wystarczająco szybki, to dziecko odeszło na dobre.
Kto jest królem e-maila?
Jeśli chodzi o wybór usługi e-mail, która jest najlepsza dla Twojej firmy, Outlook i Zarówno Gmail oferuje to, czego potrzebujesz, czasem lepsze niż drugie. E-mail to dopiero początek.
To większe systemy, do których każdy należy - Office 365 i G Suite - naprawdę wpływają na funkcjonowanie Twojej firmy. Różnice między tymi dwoma zestawami narzędzi omówimy w nadchodzącym artykule, abyś mógł naprawdę zdecydować, co jest najlepsze dla Twojej firmy.