Jeśli jesteś użytkownikiem platformy Microsoft 365, być może widziałeś ikonę aplikacji Power Automate wśród aplikacji firmy Microsoft, które znasz lepiej, takich jak Przewyższać, Powerpoint i Outlook. Omówimy, czym jest Power Automate i co może zrobić. Następnie przyjrzymy się kilku przydatnym szablonom usługi Power Automate, które możesz od razu zaimplementować.
Wiele zadań biurowych obejmuje powtarzalne zadania, które nie wymagają od naukowca rakietowego wykonania — na przykład zapisywanie załącznik w określonym folderze w usłudze OneDrive lub Dropbox lub tworzenie zadania w firmie Microsoft Planer z wiadomości w Microsoft Teams. Do takich zadań stworzono usługę Power Automate.
Co to jest Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate był kiedyś nazywany Microsoft Flow. Jest to zestaw narzędzi podobny do IFTTT (jeśli to, to tamto), którego możesz używać do wykonywania takich czynności, jak:
Innymi słowy, Microsoft Power Automate pozwala zastąpić ręczne, a czasem złożone procesy zautomatyzowanymi przepływami pracy.
Nie tylko dla aplikacji Microsoft
Jak można się spodziewać, Microsoft Power Automate łączy się z innymi aplikacjami Microsoft. Możesz na przykład skonfigurować proces w Power Automate, który pobiera wiadomość otrzymaną w Microsoft Teams i zapisuje ją w Microsoft OneNote.
Ale to, co sprawia, że usługa Power Automate jest naprawdę użyteczna, to fakt, że może ona również łączyć się z tonąaplikacji innych firm. Kiedy ostatnio sprawdzaliśmy, Power Automate łączy się z ponad 500 innymi usługami. Łał.
Trzy rodzaje przepływów
Microsoft dzieli rzeczy, które możesz zrobić w Power Automate na trzy rodzaje przepływów:
Pozwólmy spójrz na każdy rodzaj przepływu i zastanów się, dlaczego możesz go użyć.
Przepływy chmury w Power Automate
Przepływy chmury w Microsoft Power Automate można dalej podzielić na trzy kategorie:
Przepływy automatyczne są wyzwalane przez zdarzenie, na przykład gdy nowy tweet jest publikowany z określonym hashtagiem lub gdy otrzymujesz wiadomość e-mail od konkretnej osoby. Możesz użyć zautomatyzowanego przepływu, aby połączyć konta i umożliwić im komunikowanie się ze sobą. Na przykład możesz utworzyć automatyzację, która wyśle Ci wiadomość tekstową za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail od swojego szefa.
Kliknięcie przycisku uruchamia natychmiastowe przepływy. Załóżmy, że wielokrotnie wysyłasz do zespołu e-mail z przypomnieniem o dołączeniu do codziennego spotkania zespołu. Możesz stworzyć przycisk, aby to zautomatyzować. Utwórz przycisk, a za każdym razem, gdy klikniesz ten przycisk, do Twojego zespołu zostanie automatycznie wysłana wiadomość e-mail z przypomnieniem o dołączeniu do spotkania. Nie tylko zaoszczędzi to czas, ale także zmniejszy liczbę błędów, takich jak nieumyślne pozostawienie kogoś poza e-mailem.
Zaplanowany przepływ automatyzuje zadania zgodnie z harmonogramem. Na przykład możesz utworzyć zaplanowany przepływ, który automatycznie przesyła dane do witryny programu SharePoint lub określonej bazy danych.
Są to trzy rodzaje przepływów usługi Power Automate, które zajmują się informacjami w chmurze. Następnie przyjrzymy się przepływom zadań, które wykonujesz na komputerze.
Przepływy pulpitu Power Automate
Microsoft posiada narzędzie o nazwie Power Automate Desktop, które rozszerza możliwości Power Automate, umożliwiając automatyzację powtarzalnych procesów pulpitu, w tym czynności, które wykonujesz na sieć. Przypomina to nagrywanie makra w programie Excel. Możesz zarejestrować serię działań i określić warunki, które muszą być spełnione, aby wyzwolić ten zestaw działań.
Możesz na przykład utworzyć przepływ na pulpicie, który wyodrębni dane z stronę internetową i dodaje ją do pliku Excel. Możesz też skonfigurować przepływ, który łączy dokumenty Microsoft Word w pliki PDF.
Przepływy procesów biznesowych Power Automate
Załóżmy, że masz pracowników, którzy odpowiadają na zgłoszenia dotyczące obsługi klienta. Bez względu na to, który pracownik wchodzi w interakcję z klientem, chcesz, aby wykonał dokładnie te same kroki, aby doświadczenie klienta było spójne.
Innymi słowy, możesz użyć przepływu procesów biznesowych, aby skonfigurować szereg kroków, które ludzie będą wykonywać, aby osiągnąć określony wynik. Zamiast polegać na samym szkoleniu pracowników, przepływy procesów biznesowych prowadzą pracownika i pomagają mu uniknąć błędów.
Przydatne szablony Power Automate
Być może najłatwiejszy sposób na zrozumienie tego, co Microsoft Power Automate może zrobić, to zbadać niektóre szablony. Jeśli korzystałeś z IFTTT, znasz tę koncepcję. Szablony usługi Power Automate są takie same jak aplety lub przepisy w IFTTT.
Możesz używać szablonów usługi Power Automate bez zmian lub dostosowywać je do konkretnych okoliczności i celów. Oto kilka, od których możesz zacząć.
Przydatne szablony automatycznego przepływu
Za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail z załącznikiem, załącznik zostanie zapisany w usłudze OneDrive w folderze o nazwie Załączniki e-mail z usługi Power Automate.
Za każdym razem, gdy pojawi się tweet dotyczący określonego słowa kluczowego, Power Automate wyśle wiadomość e-mail z podstawowymi danymi użytkownika dotyczącymi konta, które opublikowało tweeta.
Przydatne szablony szybkiego przepływu
Ten szablon przepływu tworzy przycisk, który wyśle niestandardowe opóźnione przypomnienie.
Ten przepływ umożliwia zaplanowanie spotkania z nadawcą dowolnej wiadomości z kanału lub czatu Microsoft Teams.
Przydatne zaplanowane Szablony przepływu
Ten szablon sprawdzi Twój kalendarz i wyśle e-mailem podsumowanie nadchodzącego tygodnia, w tym informacje o lotach, hotelach i pogodzie.
Jest to świetne rozwiązanie dla osób, które zapominają spojrzeć na jutrzejszy harmonogram, ale często sprawdzają e-maile. Jeśli następnego dnia przed podanym czasem odbędą się jakieś spotkania, wyśle przypomnienie na Twój e-mail programu Outlook.
Spędzaj więcej czasu na robienie rzeczy, których nikt inny nie może zrobić
Motto firmy Microsoft dla usługi Power Automate brzmi: „Dbaj o to, co ważne. Zautomatyzuj resztę.” Musisz przyznać, że mają rację. Jeśli zautomatyzujesz to, co można zautomatyzować, pozostanie Ci więcej czasu na ważniejsze rzeczy, takie jak opracowywanie strategii, głębokie myślenie i relaks. Przyszłość jest teraz i nadszedł czas, aby roboty pracowały dla Ciebie!