Jak zaplanować spotkanie w programie Microsoft Outlook

Bez względu na to, czy dopiero zaczynasz korzystać z programu Microsoft Outlook, czy ze sceny spotkań, możesz planować spotkania w ciągu kilku minut. Wybierz lub dodaj uczestników, śledź, kto uczestniczy, i wprowadź zmiany przed datą spotkania.

Aby zaplanować następną konferencję, rozpoczęcie lub aktualizację, oto jak zaplanować spotkanie w Outlooku.

Jak to zrobić Zaplanuj spotkanie w Outlooku

Jeśli chcesz zaplanować spotkanie używać programu Microsoft Outlook, masz kilka różnych sposobów wyświetlania nowego okna wydarzenia. Otwórz Outlooka i przejdź do miejsca poniżej.

Z Twojej skrzynki odbiorczej Outlooka

Podczas przeglądania skrzynki odbiorczej przejdź do karty Strona główna, otwórz menu rozwijane Nowe elementyi wybierz opcję Spotkanie. Możesz także użyć skrótu klawiaturowego Ctrl+ Shift+ Q.

Chcesz utworzyć spotkanie na podstawie konkretnego e-maila w Outlooku? Kliknij przycisk Inne działania(trzy kropki) w wiadomości i wybierz opcję Spotkanie.

Alternatywnie wybierz e-mail, przejdź do karty Strona głównai wybierz Odpowiedz podczas spotkaniana wstążce lub użyj Ctrl+ Alt+ R.

Z kalendarza Outlook

Jeśli przeglądasz kalendarz Outlooka, przejdź do karty Strona głównai wybierz na wstążce opcję Nowe spotkanie. Możesz także użyć skrótu klawiaturowego Ctrl+ Shift+ Q.

Możesz też wybrać datę, której chcesz użyć, i kliknąć ją prawym przyciskiem myszy. Wybierz Nowe zaproszenie na spotkanielub Nowe spotkanie cyklicznezgodnie ze swoimi preferencjami.

Uwaga: dwukrotne kliknięcie godziny w widoku kalendarza powoduje domyślne utworzenie spotkania, a nie spotkania.

Wprowadź szczegóły spotkania

Po otwarciu okna nowego spotkania przy użyciu jednej z powyższych metod możesz dodać szczegóły w dowolnej kolejności.

  1. Wprowadź tytuł, wybierz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spotkania oraz opcjonalnie wybierz strefę czasową lub zaznacz pole wyboru spotkania całodniowego. Możesz także wprowadzić lokalizację lub link do spotkania online albo użyć przycisków Lokalizacjalub Wyszukiwarka pomieszczeń, jeśli masz zapisane tego typu elementy.
    1. Możesz także powtórzyć spotkanie, co jest przydatne w przypadku spotkań, które planujesz regularnie organizować. Wybierz opcję Uczyń cyklicznym(chyba że powyżej wybrałeś opcję Nowe spotkanie cykliczne)..
      1. Następnie wybierz czas rozpoczęcia i zakończenia, wzorzec powtarzania oraz zakres powtarzania. Po zakończeniu wyświetlania tej informacji w oknie spotkania kliknij OK.
        1. Jeśli chcesz dołączyć plik, wstawić obraz, zaplanuj spotkanie w aplikacji Microsoft Teams lub narysować ilustrację, skorzystaj z dodatkowych kart i opcji wstążki u góry.

          Jak dodać uczestników

          Podobnie jak w przypadku tworzenia spotkania w programie Outlook, istnieje więcej niż jeden sposób dodawania uczestników. Możesz dołączyć uczestników w dowolnym momencie konfiguracji spotkania. Aby zaprosić uczestników po zaplanowaniu spotkania, przejdź do poniższej sekcji.

          Wprowadź uczestników spotkania

          Możesz szybko dodać uczestników do spotkania, wpisując ich nazwiska lub adresy e-mail obok opcji Wymagane(osoby, które muszą uczestniczyć) lub Opcjonalne(osoby, które mogą uczestniczyć) pod adresem u góry okna.

          1. Aby dodać uczestników z książki adresowej programu Outlook, wybierz przycisk Wymaganelub Opcjonalne.
          2. W wyskakującym oknie wybierz Książkę adresowąu góry, jeśli masz więcej niż jedną. Następnie wybierz kontakt i użyj przycisku Wymaganelub Opcjonalnena dole, aby dodać go do spotkania.
            3. 18
          3. Wybierz OK,, a zobaczysz kontakty dodane do Twojego wezwania na spotkanie.

            4. Użyj Asystenta planowania

            Innym sposobem dodawania uczestników spotkania jest użycie Asystenta planowania. Ta funkcja jest dostępna dla użytkowników Microsoft 365 i kont Exchange.

            Przejdź do karty Asystent planowaniai wykonaj jedną z następujących czynności:

            • Wpisz nazwiska lub adresy e-mail poniżej Wszyscy uczestnicypo lewej stronie. Zauważysz sekcje Wymagany uczestniki Opcjonalny uczestnik, więc pamiętaj o wpisaniu nazwisk we właściwych obszarach.
            • Wybierz Dodaj uczestnikówna wstążce, aby wybrać uczestników z książki adresowej.

              • Po zakończeniu korzystania z Asystenta planowania wybierz kartę Spotkanie, aby powrócić do konfiguracji spotkania.

              Jak śledzić uczestników

              Aby zobaczyć, kto zaakceptował, odrzucił, mógł dołączyć (wstępnie) lub nie odpowiedział na Twoje wezwanie na spotkanie, przejdź do Kalendarza w programie Outlook..

              Kliknij dwukrotnie spotkanie, aby je otworzyć i przejdź do karty Śledzenie. Zobaczysz każdą zaproszoną osobę, jeśli jest ona wymagana lub opcjonalna, oraz ich odpowiedź na zaproszenie na spotkanie po prawej stronie.

              Jak edytować istniejące spotkania

              Ciągle pojawiają się sytuacje, które mogą wymagać zmiany zaplanowanego spotkania. Możesz na przykład dodać lub usunąć uczestników, zmienić datę lub godzinę albo dołączyć plik.

              1. Wybierz ikonę Kalendarzw lewym panelu nawigacyjnym i kliknij dwukrotnie spotkanie w kalendarzu, aby je otworzyć.
              2. Możesz dodać uczestników w sposób opisany powyżej, wprowadzając ich imię i nazwisko lub adres e-mail, korzystając z przycisku Wymagane lub Opcjonalne albo za pomocą Asystenta planowania. Możesz także usunąć uczestnika, usuwając jego nazwę obok pola Wymaganelub Opcjonalne.
              3. W razie potrzeby wprowadź inne zmiany w wydarzeniu, a po zakończeniu wybierz opcję Wyślij aktualizację.
                1. W zależności od wprowadzonych zmian możesz zostać zapytany, czy chcesz wysłać aktualizacje do dodanych, usuniętych lub wszystkich uczestników. Wybierz opcję wysłania aktualizacji.

                  2. Edycje dla organizatorów niebędących organizatorami spotkań

                  Jeśli nie jesteś właścicielem spotkania, ale chcesz zaktualizować wydarzenie, dodając więcej uczestników, jest to dostępna opcja.

                  1. Aby dodać uczestnika, otwórz spotkanie w swoim kalendarzu i przejdź na kartę Spotkanie. Wybierz menu rozwijane Przekażw sekcji Działania i wybierz opcję Przekaż lub wybierz menu rozwijane Odpowiedzi wybierz opcję Przekaż.
                    1. Wybierz uczestnika ze swojej książki adresowej lub wpisz jego imię i nazwisko bądź adres e-mail w polu Wymaganelub Opcjonalnei naciśnij Wyślij.. li>
                      1. Organizator spotkania otrzyma powiadomienie, że przekazałeś spotkanie innej osobie i powinien zobaczyć wszelkie inne wprowadzone zmiany.

                        2. Uwaga: jeśli organizator spotkania wyłączył przekazywanie dalej, nie możesz wysłać wezwania na spotkanie do innego uczestnika.

                        Jak rozpocząć późno lub Zakończ wcześniej

                        Outlook dla Microsoft 365 udostępnia wygodną funkcję automatycznego rozpoczynania spotkań z opóźnieniem lub kończenia ich wcześniej. Jest to przydatne, jeśli chcesz dać każdemu kilka dodatkowych minut między spotkaniami..

                        1. Wybierz kartę Pliki wybierz opcję Opcje. Następnie wybierz opcję Kalendarzpo lewej stronie okna Opcje kalendarza.
                        2. Po prawej stronie przejdź do sekcji Opcje kalendarza i zaznacz pole Skróć spotkania i spotkania. Użyj menu rozwijanego, aby wybrać opcję Zakończ wcześniejlub Rozpocznij późno.
                          1. Następnie wybierz liczbę minut w przypadku spotkań trwających krócej niż godzinę i spotkań trwających godzinę lub dłużej.
                            1. Kiedy skończysz, wybierz OK. Zobaczysz, że czas rozpoczęcia lub czas zakończenia zostanie automatycznie zaktualizowany, aby uwzględnić wybrany moment podczas tworzenia nowego spotkania.

                              2. Przygotuj się na spotkanie

                              Konfigurowanie spotkania w programie Outlook jest łatwe. W razie potrzeby możesz dodać wielu uczestników, dołączyć elementy i wprowadzić zmiany przed spotkaniem.

                              Teraz, gdy już wiesz, jak zaplanować spotkanie w Outlooku, zapoznaj się z jak dodać Zoom do Microsoft Outlook rozmowami wideo.

                              .

                              Powiązane posty:

                              Jak wstawiać daty do dokumentów Microsoft Word Jak naprawić lub poprawić błąd #SPILL w programie Microsoft Excel Jak dostosować pasek przewijania w systemie Windows 11 Jak naprawić błąd OneDrive 0x8004de40 Co to jest „Ładowarka CTF” w systemie Windows? Jak naprawić błąd „0x8019019a” w aplikacji Mail w systemie Windows Jak wyłączyć lepkie klawisze w systemie Windows

                              28.10.2023