Jak korzystać ze śledzenia spotkań w programie Outlook, aby zobaczyć, kto zaakceptował

Microsoft Outlook umożliwia organizatorom spotkań przeglądanie listy osób, które zaakceptowały zaproszenie na spotkanie. Oznacza to, że możesz użyć funkcji śledzenia spotkań w programie Outlook, aby wyświetlić listę wszystkich osób, które odpowiedziały na Twoje spotkanie, a w większości przypadków możesz sprawdzić, kto zaakceptował spotkanie, nawet jeśli nie jesteś organizatorem spotkania.

Omówimy, jak działają odpowiedzi na spotkania w programie Outlook i jak wyświetlić śledzenie uczestników spotkania w przeglądarce, wersji na komputery stacjonarne i urządzenia mobilne, aby sprawdzić, kto przyjął zaproszenie na spotkanie w programie Outlook.

Czy powinieneś zdecydować się na wysłanie odpowiedzi?

Gdy otrzymasz zaproszenie na spotkanie, możesz wybrać Zaakceptuj , Wstępnie lub Odrzuć . Niezależnie od tego, którą odpowiedź wybierzesz, możesz następnie zdecydować się na:

Edytuj odpowiedź przed wysłaniem

Wyślij odpowiedź teraz

Nie wysyłaj odpowiedzi

Jeśli wybierzesz trzecią opcję, organizator spotkania nie otrzyma wiadomości e-mail z Twoją odpowiedzią. Nie musi to jednak oznaczać, że Twoja odpowiedź nie będzie śledzona. Jeśli używasz programu Outlook dla komputerów Mac, aplikacji Outlook w sieci Web, aplikacji Outlook dla systemu iOS lub aplikacji Outlook dla systemu Android, Twoja odpowiedź będzie nadal śledzona, nawet jeśli wybierzesz opcję „Nie wysyłaj odpowiedzi”.

Co więcej, jeśli jesteś użytkownikiem Microsoft 365 i zdecydujesz się zaakceptować, wstępnie zaakceptować lub odrzucić zaproszenie na spotkanie bez wysyłania odpowiedzi, organizator spotkania i inni uczestnicy będący użytkownikami Microsoft 365 będą nadal wszyscy będą mogli zobaczyć Twoją odpowiedź.

Microsoft dla Windows jest wyjątkiem. Jeśli zostaniesz zaproszony na spotkanie i wybierzesz opcję „Nie wysyłaj odpowiedzi”, ani organizator spotkania, ani pozostali uczestnicy nie będą mogli zobaczyć Twojej odpowiedzi na zaproszenie. Może to jednak nie potrwać długo. Microsoft mówi: „Planujemy zaktualizować to zachowanie również w programie Outlook dla systemu Windows, ale nie znamy jeszcze oczekiwanej daty premiery”.

Na koniec pamiętaj, że jeśli spotkanie zostało zorganizowane przez użytkownika Microsoft 365, listę zaproszonych osób i ich odpowiedzi można wyświetlić w dowolnej aplikacji Outlook z wyjątkiem aplikacji Outlook dla systemu Android. Odpowiedzi nie można wyświetlić w aplikacje inne niż Outlook.

Jak korzystać ze śledzenia spotkań w programie Outlook w przeglądarce

.

Wykonaj poniższe kroki, aby wyświetlić odpowiedzi na spotkanie w programie Outlook online.

Przejdź do Outlook.Office.com i zaloguj się przy użyciu swojej nazwy użytkownika i hasła.

Wybierz ikonę kalendarza po lewej stronie.

Wybierz datę spotkania, które chcesz śledzić.

Wybierz konkretne spotkanie, na które chcesz zobaczyć odpowiedzi.

W wyskakującym okienku z informacjami o spotkaniu wybierz ukośną strzałkę „Wyświetl wydarzenie”.

W rozszerzonym widoku wydarzenia zobaczysz informacje o tym, kto zorganizował spotkanie i jak zareagowali zaproszeni goście.

Rozwiń każdą kategorię, wybierając ikonę > , aby wyświetlić poszczególne odpowiedzi.

Jak już wspomniano, jeśli jesteś użytkownikiem Microsoft 365, powyższe kroki powinny zadziałać niezależnie od tego, czy jesteś organizatorem spotkania, czy nie.

Warto zaznaczyć, że nie ma dobrego sposobu na skopiowanie listy odpowiedzi z Outlooka online. Do tego będziesz potrzebować aplikacji komputerowej Outlook.

Jak korzystać ze śledzenia spotkań w programie Outlook w aplikacji komputerowej

Użytkownicy większości komputerowych wersji programu Outlook mogą wykonać poniższe kroki, aby sprawdzić, kto przyjął zaproszenie na spotkanie w programie Outlook. Jak już wspomniano, będzie to działać tylko wtedy, gdy jesteś organizatorem spotkania.

Otwórz Outlooka i wybierz kalendarz w panelu nawigacyjnym Outlooka.

Wybierz z kalendarza interesujące Cię spotkanie.

Wybierz kartę Spotkanie lub Wystąpienie spotkania .

Wybierz Śledzenie .

Jeśli spotkanie się powtarza, wybierz śledzenie wystąpienia spotkania lub całej serii.

Zobaczysz listę zaproszonych na spotkanie i ich odpowiedzi.

Jeśli chcesz wydrukować listę odpowiedzi lub wkleić je w innym miejscu, wybierz strzałkę menu rozwijanego obok opcji Śledzenie na karcie Spotkanie i wybierz opcję Kopiuj stan do schowek .

Teraz możesz wkleić (Ctrl + V )  informacje o śledzeniu do dokumentu takiego jak Word lub Excel w celu wydrukowania lub wkleić je w dowolnym miejscu, na przykład do e-maila lub wiadomość na czacie.

.

Chociaż aplikacja komputerowa Outlook dla systemu Windows jest nieco bardziej nieporęczna i mniej elegancka niż jej wersja online, możliwość łatwego kopiowania informacji o śledzeniu spotkań jest przydatną funkcją.

Jak sprawdzić, kto przyjął zaproszenie na spotkanie w programie Outlook dla telefonów komórkowych

Gdy jesteś poza domem, możesz sprawdzić, kto przyjął zaproszenie na spotkanie, korzystając z aplikacji Outlook na urządzeniu mobilnym.

Uruchom aplikację Outlook.

Wybierz kalendarz.

Wybierz spotkanie w kalendarzu.

W sekcji Uczestnicy zobaczysz listę osób, które zaakceptowały zaproszenie na spotkanie.

Jeśli w spotkaniu bierze udział wielu uczestników, może zostać wyświetlony link do Wyświetl wszystkich uczestników .

Wybierz link Wyświetl wszystkich ### uczestników , aby wyświetlić listę wszystkich uczestników posortowaną według odpowiedzi (zaakceptowani, wstępni, odrzuceni).

Jak zmienić działanie programu Outlook z odpowiedziami na spotkania

Organizatorzy spotkań korzystający z programów Outlook dla Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook 2013 mogą zmienić sposób, w jaki program Outlook przetwarza odpowiedzi na spotkania. Możesz zdecydować, aby odpowiedzi na spotkania pomijały skrzynkę odbiorczą. Odpowiedzi na spotkania domyślnie pomijają skrzynkę odbiorczą, ale możesz zmienić to zachowanie, jeśli chcesz.

W Outlooku wybierz Plik >Opcje .

W oknie Opcje Outlooka wybierz opcję Poczta .

Jeśli w sekcji Śledzenie jest zaznaczone pole Automatycznie przetwarzaj wezwania na spotkania oraz odpowiedzi na wezwania na spotkania i ankiety , w Twojej skrzynce odbiorczej nie pojawią się żadne odpowiedzi na spotkania, chyba że osoba zaproszona dodała komentarz do swojej odpowiedzi. Informacje o śledzeniu spotkania zostaną odpowiednio zaktualizowane. Jeśli odznaczysz to pole, będziesz otrzymywać wiadomość w swojej skrzynce odbiorczej za każdym razem, gdy uczestnik zaktualizuje swoją odpowiedź.

Podobnie możesz zaznaczyć pole Aktualizuj informacje o śledzeniu, a następnie usunąć odpowiedzi niezawierające komentarzy . Spotkanie zostanie zaktualizowane o wszelkie otrzymane odpowiedzi, a same odpowiedzi zostaną usunięte, jeśli nie będą zawierać żadnych komentarzy.

.

Jak widzisz, po prostu modyfikując kilka różnych ustawień, możesz spraw, aby program Outlook robił dokładnie to, czego chcesz uzyskać odpowiedzi na spotkania i informacje o śledzeniu.

.

Powiązane posty: