Jak tworzyć i używać Autotekstu w programie Microsoft Word

Procesory tekstu przeszły długą drogę od wczesnych lat 80-tych, kiedy Microsoft po raz pierwszy wypuścił program Microsoft Word dla MS-DOS. Jego przełomową cechą było to, że został zaprojektowany do używania z myszą. Dzisiejsze wersje Microsoft Word zawierają funkcje, których użytkownicy nie mogli sobie wtedy nawet wyobrazić, w tym korzystanie z funkcji Autotekstu programu Microsoft Word w celu szybszego tworzenia treści i mniejszej liczby błędów.

Jeśli często używasz programu Word, istnieje prawdopodobieństwo, że często używasz wyrażeń, bloków tekstu lub grafiki. Funkcje Autokorekty i Autotekstu programu Word ułatwiają szybkie wstawianie powtarzających się wpisów, oszczędzając czas. Przykładem może być dodanie własnego podpisu na końcu listu lub wstawienie standardowego języka do dokumentów, takich jak umowy lub zapytania ofertowe.

Różnica między autokorektą i Autotekst

W programie Microsoft Word funkcja Autokorekty umożliwia tworzenie fragmentów tekstu wielokrotnego użytku - do 255 znaków. Te fragmenty są następnie dostępne nie tylko w programie Word, ale także we wszystkich aplikacjach pakietu Office, takich jak Perspektywy i PowerPoint.

Z drugiej strony Autotekst ręka jest znacznie bardziej wytrzymała. Służy do kontrolowania znacznie większych bloków tekstu. Utworzone wpisy Autotekstu są zapisywane w szablonie programu Word i niesą dostępne w innych używanych przez Ciebie aplikacjach pakietu Office. Zarówno Autokorekta, jak i Autotekst są dostępne w komputerowej i internetowej wersji programu Microsoft Word.

Jak tworzyć i używać Autokorekty

Aby skonfigurować i używać wpisu Autokorekty, otwórz dokument zawierający tekst chcesz przekształcić w fragment wielokrotnego użytku. W poniższym przykładzie konfigurujemy Autokorektę, aby wstawiać krótki blok tekstu, gdy wpisujemy -123”.

Wybierz maksymalnie 255 znaków tekstu, który chcesz użyć ponownie, wpisując krótką serię znaków.

Przejdź do Plik>Opcje>Sprawdzaniei wybierz przycisk Opcje Autokorekty.

Upewnij się, że pole wyboru Zamień tekst podczas pisaniajest zaznaczone.

Następnie w Replace, wpisz znaki, które chcesz zastąpić blokiem tekstu wybranym w kroku 1. W tym przypadku używamy znaków -123. Tekst wybrany w kroku 1 pojawi się w sekcji Z”.

Na koniec wybierz Dodaj, a następnie OK, a następnie ponownie OK.

Korzystanie z wpisu Autokorekty

Teraz, aby użyć wpisu Autokorekty utworzonego zgodnie z powyższymi krokami, po prostu wpisz -123w dokumencie programu Word, a te znaki zostaną zastąpione blokiem tekstu wybranym w kroku 1 .

Jak tworzyć i używać Autotekstu

Jeśli chcesz automatycznie wstawiać bloki tekstu dłuższe niż 255 znaków lub zawierające obrazy, użyj Autotekstu zamiast Autokorekty.

Tworzenie nowego wpisu autotekstu

Ponownie zacznij od otwarcia dokumentu zawierającego tekst, który chcesz przekształcić we fragment wielokrotnego użytku.

Wybierz blok tekst, w tym obrazy, które chcesz przekonwertować na wpis Autotekstu.

Naciśnij Alt+ F3. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Utwórz nowy blok konstrukcyjny, w którym będziesz mieć kilka opcji.

Wypełnij informacje, pamiętając o podaniu unikalnej nazwy i opisu.

Wybierz OK.

Używanie wpisu Autotekstu Microsoft Word

Teraz, aby użyć właśnie utworzonego wpisu Autotekstu, wykonaj następujące kroki.

Wybierz kartę Wstawna pasku narzędzi.

Wybierz Szybkie części, a następnie Autotekst.

Wybierz żądany wpis Autotekstu, który zostanie wstawiony do dokumentu programu Word.

Używanie wpisu Autotekstu poprzez Autokorektę

Alternatywnie możesz wstawić wpis Autotekstu, który utworzyłeś, wpisując jego nazwę. Ta metoda zasadniczo wykorzystuje funkcję Autokorekty. Na przykład, używając powyższego wpisu Autotekstu, możesz zacząć wpisywać „Wykorzystaj platformy zwinne”, a zobaczysz podpowiedź, która mówi: „(Naciśnij ENTER, aby wstawić)”.

Gdy naciśniesz Enter, pełny Blok Autotekstu zostanie wstawiony do twojego dokumentu.

Jeśli nie widzisz podpowiedzi „(Naciśnij ENTER, aby wstawić)”, musisz włączyć opcję Pokaż sugestie autouzupełniania. Możesz to zrobić, przechodząc do Plik>Opcje>Zaawansowanei zaznaczając pole obok Pokaż sugestie autouzupełniania.

Dodawanie wpisu autotekstu do paska narzędzi szybkiego dostępu

Jeśli chcesz zmniejszyć liczbę działań, które musisz wykonać, aby wstawić autotekst programu Microsoft Word, możesz dodać wpis do paska narzędzi szybkiego dostępu.

Wybierz strzałkę rozwijaną paska narzędzi szybkiego dostępui wybierz Więcej poleceń.

W menu rozwijanym Wybierz polecenia zwybierz Wszystkie polecenia.

Znajdź Autotekstna liście po lewej stronie i wybierz przycisk Dodaj, aby dodać go do listy po prawej stronie.

Wybierz OK”.

Teraz zobaczysz, że przycisk Autotekstu został dodany do paska narzędzi szybkiego dostępu.

Aby wstawić wpis Autotekstu, wybierz przycisk Autotekstu, a następnie wybierz wpis Autotekstu, który chcesz wstawić do dokumentu.

Używanie wpisu Autotekstu za pomocą skrótu

Inny sposób wstawić wpis Autotekstu przez utworzenie skrótu klawiaturowego.

Kliknij prawym przyciskiem myszyw dowolnym miejscu na wstążce paska narzędzi i wybierz Dostosuj Wstążkę…

Wybierz przycisk Dostosuju dołu okna dialogowego.

Na liście Kategorie po lewej stronie wybierz Bloki konstrukcyjne.

Na liście Bloki konstrukcyjnepo prawej stronie wybierz blok konstrukcyjny, dla którego chcesz utworzyć skrót klawiaturowy.

Umieść kursor w polu Naciśnij nowy klawisz skrótui wpisz skrót klawiaturowy, którego chcesz użyć. W poniższym przykładzie używamy Alt+ Ctrl+ Shift+ Ljako skrótu klawiaturowego.

Wybierz przycisk Przypisz.

Wybierz Zamknij, a następnie OK.

Teraz, gdy wrócisz do swojego dokumentu Word, możesz użyć skrótu klawiaturowego, który właśnie utworzyłeś, aby wstawić wpis Autotekstu.

Bądź mądrzejszy i szybszy dzięki Sztuczki, których się nauczyłeś

Nawet jeśli nie jesteś osobą zorientowaną na szczegóły, powyższe wskazówki sprawią, że będziesz się tak wydawać! Zaoszczędzisz czas i popełnisz mniej błędów podczas tworzenia dokumentu Word, jeśli skorzystasz z tych funkcji. Jeśli chcesz, zrób krok dalej i utwórz kilka makr w programie Word dla dowolnej serii działań, które wykonujesz wielokrotnie.

Powiązane posty: