Szukanie sposobów na lepszą organizację i zmarnowanie czasu to ciągła walka, szczególnie dla osób bardzo zajętych.
Istnieją niezliczone książki i tysiące artykułów na temat „Pierwsze rzeczy zrobione” ”(GTD). Ale dla wielu osób pomysły i zasady GTD mogą wydawać się tak dużym nakładem pracy, że po zakończeniu organizacji nie będziesz mieć czasu na wykonanie żadnej pracy.
Właśnie dlatego ważne, aby skonfigurować aplikacje i automatyzacje, które wykonują dla Ciebie wiele zasad GTD. A przynajmniej sposób, w jaki korzystasz z tych aplikacji, powinien sprawić, że zorganizowanie się i pozostanie zorganizowanym i wydajnym stanie się łatwe.
Uwolnij swój umysł od bałaganu dzięki skrzynce odbiorczej
Kiedy chcesz załatwić sprawę, krytyczna jest „skrzynka odbiorcza”. Nie skrzynka odbiorcza e-mail, ale skrzynka odbiorcza.
Najważniejszym sposobem, aby pomóc skupić się i być lepiej zorganizowanym, jest usunięcie bałaganu. Bałagan oznacza te pomysły lub chwile, kiedy przypominasz sobie zadania, które musisz wykonać. Wrzucając ulotne rozproszenia do skrzynki odbiorczej, możesz wyciągnąć je z głowy i uniknąć rozproszenia.
Nie ma znaczenia, jakiej aplikacji do tego celu używasz, o ile zawiera skrzynkę odbiorczą. Najlepiej, jeśli aplikacja zawiera zarówno narzędzie internetowe, jak i aplikację mobilną, dzięki czemu możesz zbierać te pomysły bez względu na to, gdzie jesteś i co robisz.
In_content_1 wszystkie: [300x250] / dfp: [640x360]->Zrób to krok dalej, integrując swoją skrzynkę odbiorczą ze swoim kontem e-mail. Na przykład możesz zainstalować Wtyczka ToDoist dla Gmaila dla Chrome, który integruje ToDoist ze swoim kontem Gmail.
Za pomocą tej wtyczki możesz wybrać ikonę ToDoist u góry otwartego e-maila i użyj funkcji Szybkie dodawanie zadania, aby dodać wiadomość e-mail do skrzynki odbiorczej jako nowe zadanie.
Pozwala to uniknąć marnowania czasu na wykonywanie małych zadań podczas próby uzyskania twoja skrzynka odbiorcza została załatwiona. Po prostu odłóż na bok e-maile, które wymagają czasu jako nowego zadania, i przejdź dalej.
W przypadku większości aplikacji do wykonania zwykle jest też rozszerzenie Chrome do przeglądarki.
Pozwala to dodać nowe zadanie na podstawie informacji, które czytasz na stronie internetowej. Chodzi o to, aby zapewnić sobie szybkie i łatwe sposoby dodawania pomysłów do skrzynki odbiorczej, aby nie trzeba było ich później zapamiętywać.
Jednym z najlepszych sposobów na lepszą organizację jest utrzymanie swojej umysł czysty i wolny.
Utrzymuj porządek w swoim kalendarzu
Zbyt wiele osób próbuje używać tego samego kalendarza i skrzynki odbiorczej; do śledzenia zadań. Nie do tego służy kalendarz.
W Twoim kalendarzu planujesz tylko wydarzenia związane z czasem. Nie wszystkie zadania. Twój kalendarz powinien zawierać tylko następujące elementy:
Te bloki „czasu skupienia” nie powinny być specyficzne dla zadania wewnątrz kalendarz. Do tego służy lista rzeczy do zrobienia, a lista rzeczy do zrobienia to miejsce, w którym zdecydujesz, nad którym zadaniem będziesz pracować w następnych blokach czasowych fokusu.
Poza cyklicznymi zdarzeniami, spotkania i czas skupienia, reszta kalendarza powinna pozostać otwarta na spotkania lub inne nieoczekiwane zadania.
Jeśli masz czas, zawsze możesz wypełnić je bardziej skupionym na swoich zadaniach. Jeśli spotkania zostaną zaplanowane w określonym czasie, zmień je w razie potrzeby.
Zauważysz, że w powyższym kalendarzu jest codziennie Rozmieszczenie zadańi Cotygodniowy przegląd zadań w piątki. To tutaj uporządkujesz swoją skrzynkę odbiorczą oraz planujesz i nadajesz priorytet swoim projektom zgodnie z opisem w poniższych sekcjach.
Zrób listę zadań do wykonania ze zmieniającymi się priorytetami
Życie zmienia się szybko, a zmiany te mogą zmienić twoje priorytety.
Każda lista rzeczy do zrobienia, której używasz, powinna być zorganizowana z projektami najwyższego poziomu, które reprezentują te priorytety życia. Na przykład najważniejsze obszary mojego życia, na których koncentruję się w swoich zadaniach, to:
Podczas cotygodniowego przeglądu zadań chcesz skanować wszystkie obszary zadań i upewnij się, że zadania uwzględnione we wszystkich tych projektach są nadal istotne i ważne.
Robisz to poprzez zmianę poziomu priorytetu zadań lub całkowite ich usunięcie.
Jedną z najważniejszych zasad w GTD jest pozbycie się rzeczy, które nie są już ważne. Są to zadania, które po prostu zajmują miejsce i tworzą bałagan. Pozbycie się tego bałaganu jest jednym z najlepszych sposobów na lepszą organizację.
Patrząc na każde zadanie, wykonaj trzy kroki.
Łatwym sposobem na upewnienie się, że robisz to w tym tygodniu, jest skorzystanie z aplikacji mobilnej oraz przeglądanie zadań i priorytetów. podczas gdy ty odpoczywasz w domu. Usiądź na pokładzie, napij się kawy, zeskanuj i ponownie ustal priorytety swoich zadań.
Właściwie planuj projekty i przeszacuj czas
Każdego ranka spędzaj czas, przeglądając swoją skrzynkę odbiorczą i planując dwa główne elementy każdego zadania.
Szacowany czas to po prostu ocena wysiłku. Gdybyś otrzymał jedną całą sesję, czy zajęłoby to 5-15 minut, 15-30 minut, 30-60 minut lub ponad godzinę? Utwórz kolorowe etykiety dla tych ram czasowych i zastosuj je do każdego nowego zadania.
Szacując czas potrzebny na wykonanie zadań, zawsze nieco zawyż się. W przeciwnym razie ciągle będzie Ci brakować czasu, gdy zadania nie zostaną ukończone.
Krytyczność każdego zadania polega na tym, jak szybko trzeba go wykonać? Czy twój szef powiedział, żeby zrobić raport do piątku? To „Priorytet 1”, który powinieneś wyróżnić na czerwono. Czy to rozdział książki, którą chciałbyś kiedyś napisać? To jest „Priorytet 3” i podświetlony na niebiesko.
Określone kolory nie mają znaczenia, o ile rozumiesz, co oznaczają kolory.
Połącz zadania z rzeczami, które lubisz robić
Nie wszystko musi wyglądać jak obowiązek. W rzeczywistości, im więcej zadań można ze sobą łączyć, tym więcej czasu zwolnisz.
Oto kilka przykładów.
Przy odrobinie kreatywności możesz połącz wiele zadań z listy rzeczy do zrobienia i wykonaj wiele zadań w nakładających się godzinach w swoim harmonogramie.
Ten rodzaj kreatywnego zarządzania czasem jest kluczem do super-wydajności przy użyciu zasad GTD.
Priorytetyzuj czas zamiast ważnego
Kiedy wykonujesz zadania priorytetowe, nie myśl o nich pod względem ich znaczenia są dla twoich długofalowych celów. Pomyśl o nich w trybie pilnym.
Jak pilnie musisz wykonać to zadanie? Co by się stało, gdyby zajęło Ci to kolejny dzień lub tydzień?
Jedynymi zadaniami, które powinny być „Priorytetem 1”, są te, które mają trudny termin w ciągu 24 godzin. Jeśli masz jeszcze kilka dni (później), ustaw „Priorytet 2”. W przypadku zadań, które chcesz ukończyć „któregoś dnia”, jeśli masz czas, uczyń to „Priorytetem 3”.
Codziennie rano sprawdzaj swój dzienny harmonogram, aby upewnić się, że jest zrównoważony i realistyczny.
Jeśli jest dużo czerwieni, spójrz na swoje prognozy czasu na te zadania i upewnij się, że mieszczą się one w blokach czasu skupienia. Jeśli nie, musisz skontaktować się z każdym, kto wyznaczył ci termin, i poprosić o późniejszy termin lub przekazać komuś z zespołu, który ma czas.
Powinieneś poradzić sobie ze wszystkim pod względem „czasu”. Znaczenie oznacza „ile mam czasu na wykonanie tego zadania?”
Gdy nadejdzie czas skupienia w ciągu dnia, zamknij wszystko inne (w tym e-mail) i zacznij pracę nad tymi zadaniami.
Skutecznie używaj przypomnień
Przypomnienia mogą być bardzo denerwujące, jeśli nie używasz ich skutecznie. Powinieneś ustawiać tylko przypomnienia dla zadań związanych z czasem, takich jak spotkania lub spotkania.
Nie potrzebujesz przypomnień o zadaniach roboczych, ponieważ w kalendarzu masz poświęcony czas skupienia.
Powinieneś także ustawić, aby przypomnienia pojawiały się na urządzeniach, z których będziesz korzystać, gdy wystąpi to zdarzenie. Na przykład:
Zawsze zastanów się, gdzie będziesz tuż przed ukończeniem zadania i ustaw w górę odpowiednie przypomnienie na odpowiednim urządzeniu i aplikacji.
Efektywnie używaj Skoncentrowanych Sesji Pracy
Nadszedł czas skupienia. Co teraz?
Upewnij się, że twoje środowisko sprzyja koncentracji i wydajności. Zamknij drzwi do biura. Zagraj w swoją ulubiona kojąca muzyka. Usiądź przy komputerze i zacznij skupiać się tylko na zadaniu i niczym innym.
Czas skupienia to Twój czas, by zabłysnąć. To wtedy w końcu załatwiasz sprawy. Twoja ostateczna wydajność na koniec dnia zależy w dużej mierze od tego, jak dobrze możesz się skupić w swoim „czasie skupienia”.
Chcesz zwiększyć swoją wydajność? Użyj aplikacja online Pomodoro, aby upewnić się, że robisz krótkie przerwy w regularnych odstępach czasu. Pomoże Ci to być bardziej odświeżonym i skoncentrowanym.
Pamiętaj, aby skoncentrować się na dużym obrazie
Przynajmniej raz w miesiącu powinieneś przeglądać swoje cele ogólne, aby upewnić się, że wszystko, nad czym pracujesz, jest zgodne z Twoimi dużymi celami życiowymi.
Nie wiesz, jakie są te cele lub jak je rozbić na mniejsze części? Bardzo polecam korzystanie z aplikacji do planowania celów, takiej jak Goalscape.
Jest to kreatywny sposób na wizualizację ważnych celów życiowych wewnątrz koła. Rozgałęzianie się w tym kręgu to rzeczy, które musisz osiągnąć, aby osiągnąć te wielkie cele. Im dalej na zewnątrz, tym mniejsze są cele. Zewnętrzne pierścienie tworzą bloki zawierające zadania, nad którymi aktualnie pracujesz.
Co miesiąc przeglądasz swój cel, ponieważ zmiany w twoim życiu mogą pomóc ci usunąć rzeczy, które nie mają dla ciebie znaczenia, i dodać nowe rzeczy które robią.
Skorzystaj z tych większych celów, aby pokierować procesem odfiltrowywania i ustalania priorytetów zadań, które ustawiłeś na liście rzeczy do zrobienia.
Jeśli Goalscape nie działa dla ciebie jest wiele innych aplikacje do planowania celów do wyboru.
Nie przesadzaj ani nie organizuj nadmiernie
Większość co ważne, pozwól narzędziom wykonać swoją pracę. Powinieneś spędzać tylko sesje recenzowania na organizowaniu i planowaniu, ale nie koncentruj się tak dużo na planowaniu i organizacji zadań, że nigdy nie wykonasz żadnej pracy.
Dlatego planujesz codziennie, co tydzień, a comiesięczne sesje przeglądowe to sposób na lepszą organizację. To czas poświęcony na zarządzanie twoją procedurą GTD. Poza tym chodzi przede wszystkim o… załatwianie spraw.
Jakie masz wskazówki na temat załatwiania spraw? Coś, czego jeszcze tutaj nie omówiliśmy? Daj nam znać w komentarzach.