Czy zdarzyło Ci się przegapić ważną wiadomość e-mail, ponieważ Twoja skrzynka odbiorcza była pełna poprzednich wiadomości bez odpowiedzi? Większość ludzi tego doświadczyła i prawie wszyscy wiedzą, że pięćdziesiąt nieprzeczytanych e-maili wymaga Twojej uwagi, gdy tylko rano otworzysz skrzynkę odbiorczą.
Według badań pracownicy wydają aż 28 procent swojego tygodnia na czytanie i odpowiadanie na e-maile. To więcej niż jedna czwarta Twojego całego czasu pracy. O ile więcej mógłbyś osiągnąć, gdybyś nie musiał radzić sobie z ciągłą lawiną e-maili?
Co to jest Inbox Zero?
Inbox Zero to koncepcja opracowana przez Merlina Manna, eksperta w dziedzinie produktywności. Chociaż większość ludzi interpretuje „zero” w nazwie jako odniesienie do liczby e-maili, które posiada dana osoba, pierwotnie odnosiło się ono do ilości czasu spędzanego na myśleniu o e-mailach. Jeśli nie masz e-maili, spędzasz prawie zero czasu na myśleniu o nich.
W tym artykule dowiesz się, jak ograniczyć liczbę nieprzeczytanych e-maili do absolutnego minimum za pomocą narzędzi dostępnych w Gmailu , a także praktyki, które możesz zastosować w swoim dniu pracy, które pomogą Ci oswoić rój e-maili, które otrzymujesz w ciągu dnia.
Podstawy zarządzania pocztą elektroniczną
Pierwszym krokiem do poprawy produktywności poczty jest zamknięcie skrzynki odbiorczej. Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale lepiej jest dać sobie ustalone okresy czasu na przeczytanie e-maili i odpowiadanie na nie, niż odpowiadać na nie, gdy tylko nadejdą. Badania wykazały, że terminy, narzucone samodzielnie lub nie, zwiększają wydajność i skracają czas spędzony nad projektem.
Odłóż pięć minut na początku każdej godziny lub może dwadzieścia minut na początku i koniec dnia odpowiadać na e-maile. Usuń wszystkie wiadomości e-mail wyraźnie spam. Jeśli odpowiedź na e-mail zajmuje dwie minuty lub mniej, odpowiedz na nią najpierw.
Jeśli odpowiedź na e-mail będzie wymagała więcej czasu, przenieś ją do specjalnie wyznaczonego folderu.
Korzystanie z Gmaila, aby dotrzeć do skrzynki odbiorczej zero
Gmail jest najbardziej - używany klient poczty e-mail na świecie, ale większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, jak wszechstronna jest ta platforma. Gmail to pełen narzędzi i konfigurowalne opcje, które dają ogromną kontrolę nad jego wyglądem. Korzystając z tych narzędzi, Inbox Zero staje się znacznie bardziej osiągalny.
Użyj gwiazdek specjalnych
Każdy wie o możliwości oznaczania wiadomości e-mail gwiazdką, klikając ikonę gwiazdki - ale czy wiesz, że istnieje 12 różnych gwiazdek, których można użyć? Kliknij Ustawienia>Pokaż wszystkie ustawienia>Ogólne, a następnie przewijaj, aż zobaczysz podsekcję Gwiazdki.
Gwiazdki mają różne kolory, ale są też ikony, takie jak wykrzyknik, strzałka przewijania do przodu, znacznik wyboru, znak zapytania i mała litera i. Domyślnie aktywna jest tylko główna gwiazda, ale możesz kliknąć i przeciągnąć dowolną z ikon do sekcji W użyciu, aby je aktywować.
W Gmailu pojawi się tylko jeden symbol. Kliknij go kilka razy, aby przejść przez wszystkie wybrane przez Ciebie gwiazdki. Wybierz co najmniej cztery symbole: gwiazdę standardową, gwiazdę czerwoną, małą literę i oraz zielony znacznik.
Skonfiguruj wiele skrzynek odbiorczych i filtrów
Być może znasz już kilka kart dostępnych w Gmailu: Promocje, Osobiste, Społeczności itp. . Przejdź do Ustawienia>Skrzynka odbiorczai obok Typ skrzynki odbiorczejkliknij menu rozwijane i wybierz Wiele skrzynek odbiorczych.
Pojawi się nowa sekcja o nazwie Wiele sekcji skrzynek odbiorczych.Możesz nazwać do pięciu niestandardowych sekcji, które będą wyświetlane obok głównej skrzynki odbiorczej, chociaż dwie są domyślnie wypełnione. Jedna sekcja dotyczy wiadomości e-mail oznaczonych gwiazdką, a druga wersji roboczych. Te sekcje są oznaczone przez ich zapytania wyszukiwania, więc będziesz musiał dowiedzieć się, jak nazywa się każda ze specjalnych gwiazdek, aby zarezerwować dla nich sekcje.
To są nazwy każdej gwiazdy :
Pole zapytania wyszukiwania rozpoznaje różne operatory, więc możesz użyć poleceń OR / AND, aby uwzględnić wiele gwiazdek w tej samej sekcji. Obok pola Wyszukiwane hasłoznajduje się pole Nazwa sekcji. Wpisz tutaj konkretną nazwę, którą chcesz nazwać pole.
Aby osiągnąć zero skrzynki odbiorczej, najlepiej jest skonfigurować kilka określonych sekcji:
Możesz skonfigurować piątą sekcję zgodnie ze swoimi potrzebami , ale te cztery poradzą sobie z najbardziej podstawowymi zadaniami.
Osiągnięcie zerowej skrzynki odbiorczej
Teraz, gdy zmieniłeś ustawienia Gmaila, czas zacząć wszystko. Najpierw ustaw filtry. Wpisz:
Gdy otrzymasz wiadomość e-mail, Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest podjęcie decyzji, czy wymaga odpowiedzi, czy też należy ją usunąć. Jeśli e-mail jest spamem lub po prostu nie gwarantuje odpowiedzi, natychmiast go usuń lub zarchiwizuj.
Jeśli wiadomość e-mail wymaga odpowiedzi i zajmie mniej niż dwie minuty, odpowiedz na nią. Jeśli potrzebujesz więcej niż dwie minuty, kliknij raz ikonę gwiazdki. Jeśli wiadomość e-mail jest pilna i powinna być następną odpowiedzią, kliknij dwukrotnie ikonę, aby oznaczyć ją czerwoną gwiazdką.
Gdy odpowiadasz na wiadomość e-mail, jeśli czekasz na odpowiedź, kliknij trzy razy ikonę gwiazdki, aby oznaczyć ją jako „Oczekiwanie na odpowiedź”. Jeśli otrzymasz e-maila, który będzie lepiej obsługiwany przez kogoś innego, przekaż go odpowiedniej osobie i kliknij cztery razy ikonę gwiazdki, aby oznaczyć go jako „Delegowany”.
Wybierz, kiedy chcesz odpowiadać na swojego e-maila i skup się na pracy tylko w tych czasach. Wyznaczając sobie terminy i okresy na obsługę poczty elektronicznej, zmniejszasz ilość czasu spędzanego w skrzynce odbiorczej, dzięki czemu możesz skupić się na ważniejszych zadaniach. Jeśli zdecydujesz się zająć tym na początku godziny, skup się najpierw na odpowiadaniu na wszelkie pilne e-maile, a następnie zajmij się resztą.
Stosując te metody w praktyce, możesz szybko uzyskać całkowitą kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą. Jeśli to już bałagan, zarezerwuj pół godziny dziennie na przejrzenie wiadomości e-mail, które już masz i ustalenie, czy są ważne, czy nie. Odpowiedz tym, którzy tego potrzebują, usuń te, które tego nie potrzebują.
Może to zająć trochę czasu, ale filtry, wyznaczone skrzynki odbiorcze i inne narzędzia pomogą Ci dotrzeć do Inbox Zero - i dowiesz się, jakie techniki najlepiej pomogą Ci tam pozostać.