Niedługo wyjdziesz z biura i musisz skonfigurować wiadomość w Outlooku w Out of Office, Awaylub Vacation? Można by pomyśleć, że byłoby to bardzo łatwe, ale niestety tak nie jest! Istnieją dwa sposoby tworzenia automatycznej odpowiedzi i zależy to od tego, czy Outlook jest samodzielny, czy korzysta z Microsoft Exchange.
Jeśli jesteś w środowisku korporacyjnym, a Outlook jest połączony z MS Exchange, to ustaw odpowiedź z urzędu jest w rzeczywistości bardzo łatwa. Najpierw omówmy tę metodę, a następnie omówimy, jak to zrobić, jeśli nie używasz programu Exchange.
Wiadomość poza biurem w Exchange
W pakiecie Office 2007 i wcześniejszych wersjach na Narzędziai kliknij Asystent poza biurem. Zauważ, że powinno to być tam automatycznie w Outlook 2003 i Outlook 2007 podczas korzystania z Exchange. Jeśli nie widzisz tej opcji, nie używasz Exchange.
W Office 2010 i Office 2013 musisz kliknąć karta Plik, a następnie Informacje, a zobaczysz przycisk o nazwie Automatyczne odpowiedzi (poza biurem).
W pakiecie Office 2007 i wcześniejszych kliknij przycisk radiowy Jestem obecnie poza biuremi wpisz wiadomość w polu AutoReply.
Dalej i podaj datę, w której będziesz się znajdować, a także podaj wszelkie dane kontaktowe na wypadek, gdyby to nagły wypadek itp. Jeśli klikniesz OK, wszyscy otrzymają tę wiadomość, dopóki nie powrócisz do tego okna i nie zmienisz go na Obecnie jestem w biurze.
Możesz dodaj zasady do wiadomości przychodzących, gdy jesteś poza biurem, klikając Dodaj regułę. Jest to przydatne, jeśli chcesz wykonywać określone działania na wiadomościach e-mail pochodzących od różnych osób. Na przykład, jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od klienta, możesz przesłać ją na swój telefon lub odpowiedzieć przy użyciu innego szablonu wiadomości e-mail niż ten, który został użyty dla pracowników wewnętrznych. Jeśli nie wiesz, jak korzystać z reguł, przeczytaj mój poprzedni wpis na jak tworzyć reguły programu Outlook.
W programie Outlook 2010 i 2013, jest trochę inaczej. Gdy klikniesz Automatyczne odpowiedzi, pojawi się wyskakujące okienko dialogowe podobne do pokazanego poniżej.
Wybierz przycisk Wyślij automatyczne odpowiedzi, a następnie zaznacz pole Wysyłaj tylko w tym przedziale czasu, jeśli znasz dokładne daty, których nie będziesz mieć. Jeśli pozostawisz to pole niezaznaczone, po prostu pozostawisz automatyczną odpowiedź, dopóki nie przyjdziesz ręcznie i nie wybrasz Nie wysyłaj automatycznych odpowiedzi.
Co jest fajne w tej wersji, to że możesz mieć osobną konfigurację automatycznej odpowiedzi dla osób wewnątrz i osób spoza organizacji. Podobnie jak w starszych wersjach pakietu Office, należy kliknąć Reguły, jeśli chcesz dodać wyjątki do automatycznej odpowiedzi.
Wiadomość o nieobecności bez wymiany
To świetnie, jeśli masz program Outlook z Exchange, ale co jeśli nie masz dostępu do Asystenta Out of Officelub Odpowiedzi automatycznej? Cóż, jest sposób, w jaki można EMULOWAĆ asystenta biura poza biurem, tworząc regułę automatycznej odpowiedzi wraz z szablonem poza biurem. Oto kroki poniżej.
Krok 1:Najpierw utwórz nową wiadomość w Outlooku, tak jakbyś napisał do kogoś e-mail. Nie wkładaj niczego do pudeł TO lub CC. Wpisz wiadomość e-mail z dala i wpisz również temat.
Kliknij przycisk pakietu Microsoft Office lub plik karta w nowszych wersjach pakietu Office i wybierz Zapisz jako. W polu listy Zapisz jako typ wybierz Szablon programu Outlook. Wpisz nazwę, na przykład Odpowiedź bez pakietu Officew polu Nazwa pliku, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
Krok 2:Teraz wszystko, co musimy zrobić, to stworzyć regułę i powiedzieć programowi Outlook, aby używał nowo utworzonego szablonu e-maila. W przypadku pakietu Office 2007, kliknij menu Narzędziai przejdź do Reguły i alerty.
W Office 2010 i 2013 kliknij kartę Strona główna, a następnie Reguły, a następnie kliknij Zarządzaj regułami & amp; Alerty.
Kliknij Nowa reguław obszarze Reguły wiadomości e-mail, aby utwórz nową regułę programu Outlook.
W sekcji Rozpocznij od pustej reguły, kliknij Sprawdź wiadomości po ich nadejściuw starszych wersjach pakietu Office lub Zastosuj regułę dla otrzymywanych wiadomoście w nowszych wersjach pakietu Office, a następnie kliknij przycisk Dalej.
Następnie musisz wybrać warunki, jeśli chcesz, które chcesz sprawdzić. W przypadku odpowiedzi automatycznych poza biurem zwykle nie sprawdzam niczego, ponieważ chcę, aby dotyczyła każdej otrzymywanej wiadomości e-mail.
Kliknij Następnie, a następnie w obszarze Akcjezaznacz pole "Odpowiedz przy użyciu określonego szablonu", a następnie w drugim polu tekstowym u dołu kliknij link z informacją określony tempspóźniony.
Teraz wybierz szablon, który wcześniej utworzyłeś z listy szablonów. Jeśli nie widzisz swojego szablonu, kliknij pole wyboru Szukaj wi wybierz Użyj szablonów w systemie plików.
Kliknij Otwórz, a następnie kliknij Zakończ. Teraz, gdy otrzymasz nową wiadomość e-mail, automatyczna odpowiedź zostanie wysłana przy użyciu szablonu automatycznej odpowiedzi. Program Outlook zapamiętuje także, do kogo wysyła wiadomości, i przesyła je tylko raz na każdy adres e-mail.
Aby go wyłączyć, musisz powrócić do reguł i alertów i odznaczyć pole obok reguły. Musisz również upewnić się, że Outlook jest otwarty na twoim komputerze, zanim odejdziesz, aby wysłać automatyczne odpowiedzi! Jeśli masz jakieś pytania, zostaw komentarz. Ciesz się!