Scalanie poczty w Microsoft Word umożliwia wysyłanie spersonalizowanych listów i wiadomości e-mail bez konieczności dostosowywania każdej litery. Możesz przygotować dokument tak, jak chcesz i dodać symbole zastępcze dla różnych pól danych, które chcesz dynamicznie wypełniać ze źródła danych.
Na przykład możesz przygotować jedną literę dla wszystkich znajomych, pytając, jak robią, ale mają możliwość dynamicznej zmiany nazw i miast w liście. W ten sposób Twój ogólny list do Johna będzie zawierał jego imię i miasto, a ten sam list do Mike'a będzie zawierał imię i miasto Mike'a na jego liście.
Utwórz odbiorców Lista w arkuszu kalkulacyjnym Excel
Musisz zebrać listę odbiorców i ich danych w jednym źródle danych. Łatwym sposobem na to jest utworzenie arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel i dodanie do niego wszystkich danych odbiorców. Możesz wtedy pobierz te dane Excela do listu korespondencji seryjnej w Microsoft Word.
Użyj Menu Start, aby wyszukać i otworzyć Microsoft Excel.
Kliknij kartę Strona głównana lewym pasku bocznym i wybierz Pusty skoroszytz panelu po prawej stronie. Spowoduje to utworzenie pustego arkusza roboczego.
Rozpocznij wprowadzanie danych dla odbiorców korespondencji seryjnej. Pamiętaj, aby użyć pierwszego wiersza do nagłówków danych. Jeśli zamierzasz wpisać czyjąś imię, użyj Nazwajako nagłówka w pierwszym wierszu i tak dalej.
W poniższym przykładzie utworzyliśmy tabelę z danymi dla czterech osób. Utworzymy spersonalizowany list korespondencji seryjnej dla każdej z tych osób w programie Microsoft Word.
Kliknij Plikmenu u góry, wybierz Zapiszz lewego paska bocznego i kliknij przycisk Przeglądaj.
Przejdź do pulpitu, wprowadź nazwę arkusza kalkulacyjnego Excel i kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać arkusz kalkulacyjny na pulpicie. Ułatwi to znalezienie arkusza kalkulacyjnego, gdy będziesz go używać w programie Microsoft Word.
Możesz zamknąć Microsoft Excelna komputerze.
Przygotuj dokument w programie Microsoft Word
Musisz napisać ogólny list, który chcesz wysłać do każdego z odbiorców. Ten list powinien zawierać informacje wspólne dla wszystkich odbiorców. Niektóre przykłady obejmują pisanie linii powitania, pytanie, jak sobie radzą, dzielenie się przemyśleniami itp.
Nie wypełniaj pól w miejscu, w którym chcesz wyświetlać informacje o adresatach. Dodasz to później, gdy zaczniesz korespondencję seryjną w Microsoft Word.
Uruchom Microsoft Wordz Menu Startna komputerze .
Kliknij Strona głównana lewym pasku bocznym i wybierz Pusty dokumentz prawa szyba boczna. Możesz także użyć szablonu, jeśli chcesz.
Otworzy się pusty dokument. Napisz list, który chcesz wysłać do swoich odbiorców.
Możesz dowolnie używać dowolnych kolorów, formatowania, stylów czcionek i innych przedmioty, które chcesz. Stworzyliśmy następujący prosty list do wysłania do naszych odbiorców. Na górze litery będzie imię osoby, a na dole miasto.
Pozostaw dokument otwarty, ponieważ będziesz wykonywać korespondencja seryjna w poniższej sekcji.
Utwórz korespondencję seryjną w programie Microsoft Word
Program Microsoft Word umożliwia utworzenie korespondencji seryjnej za pomocą kroku Kreator krok po kroku. To sprawia, że niezwykle łatwo jest wybrać literę, której chcesz użyć, dodać potrzebnych odbiorców i dynamicznie zmieniać treść listu.
In_content_1 all: [300x250] / dfp : [640x360]->
Gdy Twój list jest nadal otwarty w programie Word, kliknij kartę Mailingu góry, wybierz opcję Rozpocznij korespondencję seryjnąi wybierz Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku.
Po prawej stronie pojawi się nowe okienko twojego ekranu. W pierwszej sekcji z napisem Wybierz typ dokumentuwybierz Listy. Możesz wybrać Wiadomości e-mail, jeśli chcesz wysłać list e-mailem.
Następnie kliknij Dalej: Dokument początkowyu dołu, aby kontynuować.
Na następnym ekranie Word zapyta, jakiego dokumentu chcesz użyć do korespondencji seryjnej. Kliknij opcję Użyj bieżącego dokumentu, aby użyć bieżącego listu do zadania.
Jeśli Twój list znajduje się w innym pliku Word, kliknij Rozpocznij od istniejącego dokumentu, aby otworzyć ten plik.
Następnie kliknij Dalej: Wybierz odbiorcówu dołu.
W sekcji Wybierz odbiorcówwybierz Użyj istniejącej listy. Wynika to z faktu, że utworzyłeś już arkusz kalkulacyjny Excel zawierający dane odbiorców.
Możesz wybrać opcję Wpisz nową listę, jeśli nie masz jeszcze danych odbiorców zebrane.
Następnie kliknij Przeglądaj, aby zaimportować arkusz kalkulacyjny Excel.
Przejdź do na pulpicie i kliknij dwukrotnie utworzony wcześniej arkusz kalkulacyjny Excel. Spowoduje to otwarcie arkusza kalkulacyjnego w programie Microsoft Word.
Program Word zapyta, którego arkusza chcesz użyć z arkusza kalkulacyjnego. Wybierz arkusz zawierający dane, zaznacz opcję Pierwszy rząd danych zawiera nagłówki kolumni kliknij OK.
Program Word pozwala wybrać adresatów, których chcesz użyć do korespondencji seryjnej, jeśli nie chcesz używać wszystkich osób z listy. Pola wyboru dla osób, które chcesz uwzględnić w swoich listach.
Możesz użyć opcji uszczegółowienia pod listą, aby sortować i filtrować odbiorców. Sortowaniepozwala sortować dane w kolejności rosnącej i malejącej. Filtrowaniepozwala porównać pola i odfiltrować te, których nie potrzebujesz.
Na koniec kliknij OKu dołu.
Kliknij Dalej: napisz listu dołu.
Poniższy ekran umożliwia korzystanie z danych pola w liście. Aby tego użyć, umieść kursor w miejscu, w którym chcesz dodać pole danych do litery, i kliknij Więcej elementóww okienku po prawej stronie.
Wybierz pole danych, które chcesz dodać, i kliknij Wstawu dołu.
Musisz dodać wszystkie litery danych do litery, aby Twoje litery zawierały wszystkie wymagane informacje. Następnie kliknij Dalej: Wyświetl podgląd liter.
Możesz wyświetlić podgląd liter, które zostaną wygenerowane jako wynik korespondencji seryjnej. Kliknij ikonę lewej i prawej strzałki, aby wyświetlić litery dla każdego z odbiorców.
Następnie kliknij Dalej: Zakończ scalanie.
Możesz teraz kliknąć Drukuj, aby wydrukować te spersonalizowane litery lub wybrać Edytuj poszczególne litery, aby edytować te litery.
Scalanie poczty to naprawdę świetna oszczędność czasu funkcja w Microsoft Word.
Czy wiesz, że możesz Scal wiele dokumentów razem w programie Word? Pomoże to, jeśli już napisałeś spersonalizowane litery i chcesz je połączyć w jeden plik.
Powiązane posty:
