Przeszukiwanie poczty e-mail w programie Outlook może okazać się trudnym zadaniem, jeśli jesteś kimś takim jak ja z wieloma plikami PST i dziesiątkami tysięcy e-maili obejmujących dekady. Większość środowisk korporacyjnych korzysta z Outlooka do obsługi poczty e-mail, a wiele osób korzysta z firmowej i osobistej poczty e-mail przechowywanej w Outlooku.
W starszych wersjach Outlooka potrzebne były dodatkowe dodatki, takie jak Xobni do szybkiego wyszukiwania wiadomości e-mail. Na szczęście, od czasu Office 2010, Microsoft stworzył użyteczną funkcję wyszukiwania, która działa i pozwala szybko znaleźć wiadomości e-mail przy użyciu szerokiej gamy filtrów. Możesz wyszukiwać tekst, adresy, załączniki, nadawców itp. Możesz filtrować według daty, rozmiaru, tematu, ważności itd.
W tym artykule pokażę, jak się upewnić wszystkie twoje e-maile są indeksowane przez system Windows, a następnie, jak wykonywać różne typy wyszukiwań w zależności od tego, czego szukasz.
Zauważ, że artykuł ten zakłada, że pracujesz w Office 2010, 2013 lub 2016, ponieważ te wersje są najlepsze do przeszukiwania.
Włącz indeksowanie
Przed wykonaniem błyskawicznych wyszukiwań w Outlooku musisz upewnić się, że wszystkie twoje e-maile zostały zindeksowane. Aby to sprawdzić, kliknij pole wyszukiwania widoczne u góry skrzynki poczty e-mail.
Po kliknięciu przycisku pole wyszukiwania, zobaczysz kartę Narzędzia wyszukiwaniana wstążce. Po prawej stronie kliknij Narzędzia wyszukiwania, a następnie Opcje wyszukiwania.
W obszarze Źródłakliknij przycisk Opcje indeksowania.
To spowoduje przeniesie Cię do ekranu Opcje indeksowaniasystemu Windows, gdzie możesz wybrać i wybrać różne lokalizacje, które chcesz zindeksować. Jeśli nie widzisz Microsoft Outlookna liście, musisz kliknąć przycisk Modyfikuj.
Dalej, sprawdź Microsoft Outlook, a następnie kliknij OK.
Windows uruchomi się natychmiastowe indeksowanie wiadomości e-mail i możesz sprawdzić, kiedy to zrobisz, klikając Status indeksuw Narzędziach wyszukiwania podobnych do powyższych.
Zobaczysz komunikat informujący o tym, ile pozycji ma pozostać do zaindeksowania, a po zakończeniu, powie, że program Outlook zakończył indeksowanie wszystkich Twoich produktów. Teraz nauczmy się wyszukiwania w Outlooku.
Wykonywanie wyszukiwań w Outlooku
Aby rozpocząć wyszukiwanie w Outlooku, kliknij Skrzynka odbiorczalub kliknij określony folder . Jeśli klikniesz na Inbox, zauważysz, że pole będzie zawierało Wyszukaj aktualną skrzynkę. Możesz kliknąć małe menu po prawej stronie i wybrać inne opcje, takie jak Aktualny folder, Podfolderyi Wszystkie elementy Outlooka.
Po kliknięciu skrzynki odbiorczej automatycznie wybierana jest Aktualna skrzynka. Spowoduje to przeszukanie całej poczty w całej skrzynce pocztowej, w tym wszystko w obszarze Skrzynka odbiorcza, Elementy wysłane, Elementy usunięte, Skrzynka nadawcza itp. Po kliknięciu określonego folderu, domyślnym polem wyszukiwania będzie Aktualny folder, który będzie szukaj tylko wiadomości e-mail w tym folderze bez podfolderów.
Jeśli masz folder z podfolderami, wybierz Podfolderyz menu, aby wyszukać tylko podfoldery.
Teraz rozumiemy to, nauczmy się przeprowadzać różne typy wyszukiwań w Outlooku. Można to zrobić na dwa sposoby: za pomocą wstążki wyszukiwania lub używając składni zapytania. Jak możesz być w stanie powiedzieć, ta ostatnia opcja jest bardziej techniczna, ale pozwala na tworzenie skomplikowanych wyszukiwań.
Korzystanie z narzędzi wyszukiwania w programie Outlook
Zacznijmy od łatwiejszej metody to będzie działać dobrze dla większości ludzi. Kliknij pole wyszukiwania po wybraniu skrzynki odbiorczej lub folderu, a następnie kliknij Narzędzia wyszukiwaniana wstążce. Przyjrzyjmy się wszystkim różnym opcjom.
Po lewej stronie znajduje się Zakres, który jest tak samo jak w rozwijanym oknie, o którym wspomniałem powyżej. Dalej jest Wyniki, które nie będą aktywne, dopóki nie przeprowadzisz wyszukiwania. Domyślnie program Outlook wyświetla tylko najnowsze elementy pasujące do wyszukiwania i może nie wyświetlać wszystkich wyników. Możesz kliknąć Uwzględnij starsze wyniki, aby wyświetlić wszystkie wyniki lub przewiń na dół wyników wyszukiwania i wybierz Pokaż więcej.
Udoskonalenieto miejsce, w którym możemy naprawdę dokładnie przeanalizować i znaleźć dokładnie to, czego szukamy. Po pierwsze, w jaki sposób staramy się wyszukiwać dokładny tekst w Outlooku? Powiedzmy, że chcesz znaleźć wszystkie e-maile ze swoim SSN lub z określonym słowem. W takich przypadkach wystarczy użyć podwójnych cudzysłowów.
Powyżej szukałem słowa sherlockprzez umieszczenie to wewnątrz podwójnych cytatów. Jeśli słowo znajduje się w wierszu tematu, zostanie podświetlone na żółto. Po kliknięciu dowolnego z e-maili zobaczysz także wyróżnione słowo, co jest wygodne.
To jeden z najczęstszych typów wyszukiwań. Innym częstym wyszukiwaniem jest nadawca. To jest naprawdę łatwe do zrobienia w Outlook. Po prostu kliknij przycisk Odna wstążce i zacznij wpisywać imię i nazwisko osoby lub adres e-mail.
Jeśli chcesz dodać więcej kryteriów wyszukiwania, takich jak tylko wyświetlanie wiadomości e-mail od konkretnego nadawcy z załącznikami, po prostu kliknij przycisk Ma załączniki.
Możesz nadal dodawać kolejne filtry, aby zmniejszyć zestaw wyników e-maili. Większość innych opcji jest dość oczywistych, takich jak Nieprzeczytane, Oznaczone, Ważne itd. Jeśli chcesz wyszukiwać według daty, możesz kliknąć W tym tygodniu, a otrzymasz kilka opcji, takich jak Ten tydzień, Ten miesiąc, To Rok, itp., Ale to już wszystko.
Jeśli chcesz wyszukiwać według daty lub zrobić coś takiego, jak znaleźć najstarsze e-maile w Outlooku, trzeba użyć opcji Szukanie zaawansowane lub składni zapytania. Zacznijmy od szukania zaawansowanego. Aby się do niego dostać, musisz ponownie kliknąć Narzędzia wyszukiwania i wybrać Szukanie zaawansowane.
Zwróć uwagę, że search wyszukuje tylko bieżący folder wybrany domyślnie. Jeśli chcesz przeszukać wszystko, musisz kliknąć przycisk Przeglądajw prawym górnym rogu.
Jeśli chcesz przeszukać wszystko, wybierz Skrzynka odbiorcza, a następnie zaznacz pole Wyszukaj podfolderyu dołu.
Teraz na głównym ekranie wyszukiwania zobaczysz Czasna samym dole, ale daje ci tylko te same opcje, co dropdown na wstążce. Aby wykonać bardziej zaawansowane wyszukiwanie, musisz kliknąć kartę Zaawansowane.
Tutaj musisz zbudować masz własne kryteria wyszukiwania. Kliknij Pole, a następnie przejdź do Pola daty / czasui wybierz Otrzymano. Teraz kliknij Waruneki przewiń w dół, aż zobaczysz inne opcje, takie jak włączone lub później, włączone lub wcześnieji między.
Jeśli wybierzesz pomiędzy, możesz wpisać daty takie jak 01 / 01/2005 i 12/31/2005, a następnie kliknij Dodaj do listy. Oto, jak wygląda moje wyszukiwanie.
Pamiętaj, że możesz dodać więcej kryteriów do listy, aby zawęzić wyniki. W powyższym przykładzie otrzymam tylko wszystkie e-maile w tym zakresie dat, które prawdopodobnie będą za dużo.
Jeśli chcesz znaleźć najstarszy e-mail w Outlooku, wybierz na lub przedwarunkiem, a następnie wpisz dowolną datę, która Twoim zdaniem jest dość stara.
Dostosuj datę w zależności od tego, ile e-maile, które otrzymujesz. Powinno być dość łatwo znaleźć najstarszy e-mail w całym pliku programu Outlook przy użyciu tego wyszukiwania.
Innym popularnym wyszukiwaniem jest wyszukiwanie największego adresu e-mail w pliku PST. Aby to zrobić, kliknij kartę Więcej wyboróww Wyszukiwarce zaawansowanej, a zobaczysz opcję rozmiaru u dołu. Wybierz większy niż, a następnie wpisz wartość w kilobajtach. Jeśli chcesz znaleźć e-maile o wielkości większej niż 5 MB, wpisz 5000.
Te to tylko niektóre z wyszukiwań, które możesz wykonać przy użyciu Wyszukiwania zaawansowanego. Ponadto możesz wpisać to wszystko w polu wyszukiwania, używając składni wyszukiwania i uzyskać takie same wyniki. Na przykład mogę po prostu wpisać messageize: & gt; 5 MBi uzyskać takie same wyniki.
Wygrałem Przejrzyj wszystkie różne opcje wyszukiwania w tym poście, ponieważ Microsoft ma stronę z listą wszystkie różne opcje składni wyszukiwania. Mamy nadzieję, że korzystając z powyższych narzędzi, będziesz w stanie znaleźć e-mail, którego szukasz. Ciesz się!