Jak śledzić zmiany w Dokumentach Google

Dokumenty Google to część pakietu narzędzi Google opartych na chmurze. Ułatwia współpracę nad dokumentami i udostępnianie ich innym. Pokażemy Ci, jak śledzić zmiany w Dokumentach, abyś mógł zobaczyć, co zmieniło się w najnowszej wersji.

Różnica w funkcji śledzenia zmian w programie Word

W Microsoft Word, współpraca dokumentów odbywa się seryjnie. Jedna osoba włącza „Śledzenie zmian”, pracuje nad dokumentem, kończy edycję i wysyła dokument do następnej osoby do przeglądu. Ta osoba może przeglądać śledzone zmiany i wprowadzać zmiany, tworząc w ten sposób wiele wersji tego samego dokumentu.

W Dokumentach Google nie ma wielu wersji dokumentu, tylko jedna kopia w chmurze, która mogą być edytowane jednocześnie przez wielu użytkowników.

Jeśli chcesz poznać inne różnice, sprawdź Dokumenty Google a Microsoft Word – jakie są różnice?

Pamiętaj o udostępnieniu dokumentu

Jeśli chcesz śledzić zmiany w dokumencie Google, aby inna osoba mogła je przejrzeć, musisz udostępnić dokument tej osobie.

Aby udostępnić dokument innej osobie:

Wybierz przycisk Udostępnijw prawym górnym rogu Dokumentu Google.

Wpisz adres e-mailosoby w Dodaj osoby i grupy.

Po dodaniu listy osób wybierz ich rolę w menu rozwijanym po prawej stronie.

Zaznacz lub odznacz pole powiadamiające o udostępnieniu dokumentu.

W razie potrzeby napisz notę ​​wyjaśniającą.

Wybierz Wyślij.

Sprawdź historię wersji dokumentu

Dokumenty Google rejestrują historię dokumentu od momentu jego utworzenia. Dlatego nawet jeśli zapomnisz lub nie wiesz, jak śledzić zmiany w swoim dokumencie Google, zawsze możesz je sprawdzić, korzystając z historii zmian dokumentu:

Otwórz swój Dokument Google.

Wybierz Plik >Historia wersji >Zobacz historię wersji.

W prawym okienku zobaczysz godzinę, datę i autora każdej sesji poprawiania tego dokumentu. Możesz kliknąć dowolny z nich i zobaczyć zmiany wprowadzone przez każdego edytora.

Klikając trzy pionowe kropki na dowolnej automatycznie utworzonej wersji, możesz wybierz nadanie określonej wersji nazwy lub utwórz kopię jako nowy oddzielny dokument Google.

Możesz również przywróć dokument do dowolnej poprzedniej wersji, jeśli ktoś dokonał destrukcyjnych zmian w tekście.

Użyj trybu sugerowania

Tryb sugerowania to najbliższa funkcja do śledzenia zmian, jakie znajdziesz w Dokumentach Google. Jest to najbardziej przydatne, gdy zaproszono Cię do edytowania dokumentu napisanego przez kogoś innego.

Gdy używasz trybu sugerowania:

Zobaczysz zmiany wprowadzone w inny kolor.

Zmiany te będą też podsumowywane jako komentarze po prawej stronie dokumentu.

Ty i inni redaktorzy możecie wymieniać wiadomości na czacie na temat poszczególnych zmian w tych dymkach komentarzy.

Kiedy zgodzisz się na zmianę, po prostu zaznacz znacznik wyboru, aby ją zaakceptować, alternatywnie wybierz X, aby ją odrzucić.

Oto przykład tego, jak wygląda np.:

Włączenie trybu sugerowania jest łatwe:

Wybierz menu rozwijane za pomocą ikony ołówka.

Wybierz Sugerowanielub kliknij ten zielony przycisk skrótu sugestii po najechaniu kursorem na stronę.

Teraz możesz wprowadzić dowolne zmiany w żądanym dokumencie bez trwałej zmiany tekstu.

Zostaw komentarze dla innych Użytkownicy

Oprócz automatycznych sugestii możesz również zostawiać komentarze innym redaktorom i pisarzom, aby nadać swoim sugestiom więcej kontekstu.

Aby zostawić komentarz:

Otwórz Dokument Google.

Zaznacz tekst, który chcesz skomentować, lub umieść kursor w punkcie chcesz dodać komentarz.

Wybierz Wstaw >Skomentujlub użyj niebieskiego skrótu „+”, który pojawia się po prawej stronie po najechaniu na nią.

Wpisz swój komentarz, a następnie wybierz przycisk Komentarz.

Pamiętaj, że możesz oznaczyć innych redaktorów za pomocą symbolu @. Możesz również użyć funkcja czatu na żywo, jeśli inni autorzy są online w tym samym czasie co Ty.

Pobierz swój dokument jako plik Word

Możesz konwertuj sugestie na śledzone zmiany, pobierając dokument Google jako dokument programu Word. Po otwarciu w programie Word sugestie będą wyświetlane jako prześledzone zmiany z zachowanymi wszystkimi komentarzami. Oto jak to zrobić:

Wybierz Plik >Pobierz >Microsoft Word.

Uwaga:Pobrany dokument jest teraz niezależny od Google Doc w chmurze. Żadne zmiany wprowadzone w tym dokumencie nie zostaną odzwierciedlone w wersji chmurowej. Jeśli chcesz udostępnić zmiany wprowadzone w dokumencie programu Word, musisz przesłać go jako nowy dokument Google i udostępnić go od zera.

Nie zalecamy edytowania w ten sposób w programach Word i Dokumentach ponieważ może to być czasochłonne, wprowadzać problemy z formatowaniem i wprowadzać w błąd. Dobrą alternatywą jest użycie Microsoft 365, która obejmuje podobne funkcje i współpracę w chmurze.

Nigdy więcej nie trać śledzenia

Teraz możesz śledzić i udostępniać zmiany w Dokumentach Google. Pamiętaj tylko, aby udostępnić ten artykuł innym redaktorom pracującym z Tobą nad dokumentem, ponieważ wszyscy muszą niezależnie aktywować tryb sugestii.

Powiązane posty: