Jak używać korespondencji seryjnej w programie Word do tworzenia listów, etykiet i kopert

Scalanie poczty to funkcja programu Microsoft Word, która pomaga usprawnić tworzenie spersonalizowanych listów, etykiet, kopert, wiadomości e-mail i katalogu. Ponieważ korespondencja seryjna nie należy do najczęściej używanych funkcji programu MS Word, niektórzy użytkownicy mogą nie wiedzieć, jak wykonać korespondencję seryjną w programie Word w celu tworzenia listów, etykiet i kopert.

Jeśli chcesz zaoszczędzić czas poświęcony na ręczną personalizację każdej litery, etykiety lub innych dokumentów, funkcja korespondencji seryjnej może się przydać. Nawet jeśli nigdy nie próbowałeś utworzyć listu korespondencji seryjnej, proces jest dość prosty i przeprowadzimy Cię przez każdy krok poniżej.

Jak tworzyć listy korespondencji seryjnej

Microsoft Word ma kreatora, który przeprowadzi Cię przez tworzenie korespondencji seryjnej. Kreator poprosi o podanie listu, którego chcesz użyć, oraz odbiorców listu po drodze, więc upewnij się, że masz listę odbiorców gotową do wstawienia. Jeśli nie, nie ma sprawy, zawsze możesz dodać listę odbiorców ręcznie.

Otwórz dokument Word i wpisz wiadomość. Pomiń spersonalizowane elementy (na przykład tytuł, imię i nazwisko, miasto itp.). Na razie możesz po prostu zostawić puste miejsce na miejsce, w którym chcesz wstawić te elementy, na przykład:

Kiedy szablon jest gotowy, wybierz Korespondencja>Rozpocznij korespondencję seryjną>Kreator krok po kroku korespondencji seryjnejz górnej wstążki.

Nowe okienko pojawi się wzdłuż prawej krawędzi okna programu MS Word. To jest kreator, który przeprowadzi Cię przez cały proces. W pierwszym kroku musisz wybrać typ dokumentu, nad którym pracujesz. Wybierz Listyi wybierz Dalej: Dokument początkowy.

W następnym kroku musisz wybrać dokument, którego chcesz użyć do korespondencji seryjnej.
Jeśli już wpisałeś treść listu, wybierz Użyj bieżącego dokumentu.
Jeśli chcesz użyć gotowego do użycia szablonu, wybierz Rozpocznij od szablonu.Po wybraniu dokumentu początkowego kliknij Wybierz odbiorców.

Następnym krokiem jest wybranie odbiorców. Zakładając, że masz arkusz Excela wypełniony danymi odbiorcy, możesz zaimportować dane, wybierając opcję Użyj istniejącego plikui wybierając Przeglądajw następnej sekcji.

Przejdź do arkusza zawierającego listę odbiorców za pomocą eksploratora, wybierz arkusz i wybierz Otwórz.

Po wybraniu arkusza zobaczysz okno Wybierz tabelę. Wybierz odpowiednie tabele. Pamiętaj, aby zaznaczyć pole obok tekstu Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn, jeśli dotyczy to Twoich danych, i wybrać OK.

Następnie zobaczysz listę odbiorców, których Word użyje podczas scalania. Jeśli wszystko wygląda dobrze, wybierz OK.

Po dodaniu arkusza Excel wybierz Dalej: Napisz list.

Możesz teraz dodać symbole zastępcze do swojego listu. Ustaw kursor w miejscu, w którym chcesz dodać symbol zastępczy, i wybierz Więcej elementówz okienka korespondencji seryjnej.

Otworzy się okno dialogowe >Wstaw pole scalania, z którego możesz wybrać odpowiedni symbol zastępczy i wybrać Wstaw, aby dodać go do listu.

Po wstawieniu wszystkich pól scalania wybierz Dalej: Podgląd listów.

Spowoduje to wyświetlenie podglądu wszystkich listów wygenerowanych przez korespondencję seryjną. Możesz użyć przycisków strzałek w okienku korespondencji seryjnej, aby przełączyć podgląd listów.

Wybierz Dalej: Zakończ scalanie. W kolejnym kroku wybierz opcję Drukuj(jeśli chcesz wydrukować wszystkie litery) lub Edytuj poszczególne litery>Wszystkie(jeśli zamierzasz scalić litery w jeden dokument).

Jak tworzyć etykiety korespondencji seryjnej

Zawsze dobrze jest skompilować lista mailingowa uporządkowana w arkuszu Excela, dzięki czemu nie poczujesz zawrotów głowy, gdy potrzebujesz czyichś danych pocztowych. Jeśli jednak chcesz wydrukować etykiety, kompilacja arkusza Excela nie spowoduje jej wycięcia. Zamiast tego musisz utwórz etykiety korespondencji seryjnej w MS Word.

Jeśli masz już arkusz Excela ze szczegółami dotyczącymi korespondencji, możesz przejść do następnego kroku. Jeśli nie, uporządkuj swoją listę mailingową w arkuszu Excela. Dodaj kilka nagłówków (Imię, Nazwisko, Adres itp.) i posortuj listę.

Przełącz się na MS Word. Użyj kreatora do tworzenia etykiet. Otwórz pusty dokument i wybierz Korespondencja>Wybierz korespondencję seryjną>Kreator krok po kroku korespondencji seryjnej.

Wybierz Etykiety, a następnie Dalej: Dokument początkowy.

Na następnym ekranie wybierz Zmień układ dokumentu. Następnie wybierz Opcje etykiet, aby ustawić numer produktu i markę etykiety.

Po wybraniu OK, zobaczysz etykiety opisane w dokumencie. Jeśli nie, przejdź do Projekt stołu>Obramowaniai wybierz Wyświetl linie siatki.

Wróć do karty Wiadomościw MS Word i wybierz Wybierz odbiorców>Użyj istniejącej listy.

Przejdź do pliku Excel zawierającego listę mailową. Wybierz plik i wybierz Otwórz.

Zobaczysz Wybierz tabelęokno. Jeśli masz w skoroszycie wiele arkuszy, zobaczysz tutaj więcej niż jeden element. Wybierz ten, który zawiera Twoją listę mailingową. Zaznacz pole obok tekstu Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumni wybierz OK.

MS Word importuje listę mailingową. Wybierz Blokowanie adresu. Spójrz na podgląd po prawej.

Jeśli nie wygląda tak, jak chcesz, wybierz Dopasuj pola.Upewnij się, że wszystkie szczegóły odpowiadają odpowiedniemu nagłówkowi w arkuszu i wybierz OK.

Spójrz ponownie na podgląd. Jeśli wygląda dobrze, wybierz OK.

W etykiecie zobaczysz teraz <>. Przejdź do Mailings>Aktualizuj etykiety, aby dodać <do wszystkich etykiet.

Etykiety są teraz gotowe do scalenia. Przejdź do Mailings>Zakończ i scal>Edytuj poszczególne dokumenty.

Wyskoczy małe okienko. Wybierz Wszystkie, a następnie OK.

Zobaczysz teraz wszystkie swoje etykiety połączone.

Jak tworzyć koperty korespondencji seryjnej

Tworzenie kopert korespondencji seryjnej przebiega w większości tak samo, jak w przypadku etykiet, ale z kilkoma poprawkami.

Ponownie kliknij Komunikaty>Rozpocznij korespondencję seryjną>Kreator scalania poczty krok po kroku, ale tym razem , wybierz Koperty, a następnie wybierz od dołu Dalej: Dokument początkowy.

Będziesz poproszony o wybranie dokumentu początkowego. Wybierz Opcje koperty, aby wybrać rozmiar koperty i położenie adresu dostawy/zwrotu (patrz następny krok), a następnie wybierz Dalej: Wybierz odbiorców.

Po wybraniu Opcji kopertypojawi się małe okienko. Wybierz preferowany rozmiar koperty i wybierz czcionkę oraz miejsce umieszczenia adresu dostawy i adresu zwrotnego.

Następny krok w kreatorem jest wybór odbiorców. Wybierz Użyj istniejącej listy(zakładając, że masz już arkusz Excela zawierający dane odbiorcy) i wybierz Przeglądaj, aby wyszukać plik.Wybierz odpowiedni plik i kliknij Dalej: ułóż kopertę.

Na następnym ekranie wybierz Blok adresui spójrz na podgląd, aby się upewnić wygląda tak, jak chcesz, i wybierz OK.

Zobaczysz teraz <>pojawi się na kopercie.

Wybierz Dalej: wyświetl podgląd kopert. Zobaczysz ten sam podgląd, który widziałeś w poprzednim kroku, ale w swoim dokumencie. Możesz użyć przycisków strzałek w panelu kreatora, aby przełączać się między kopertami.

Twoje koperty są teraz gotowe do scalenia. Wybierz Dalej: Zakończ scalanie.

Na następnym ekranie zobaczysz opcję Edytuj poszczególne koperty. Wybierz go, wybierz Wszystkie, aby scalić wszystkie rekordy, i wybierz OK.

Zobaczysz teraz wszystkie koperty połączone w jeden dokument.

Łatwe drukowanie zbiorcze i wiadomości e-mail

Korzystanie z funkcji korespondencji seryjnej może zaoszczędzić mnóstwo czasu, który w przeciwnym razie poświęciłbyś na dostosowywanie listów, etykiet lub kopert. To jednak nie wszystko, co możesz zrobić z MS Word. Możesz także utworzyć kartki z życzeniami, broszury i karty katalogowe.

Scalanie poczty istnieje już od jakiegoś czasu, ale jeśli chcesz usprawnić swoje procesy, Microsoft Office 2019 wprowadził kilka ciekawych funkcji, na które warto się przyjrzeć.

Powiązane posty: