Wskazówki Todoist GTD, jak zwiększyć produktywność

Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym ekspertem GTD w Getting Things Done, czy dopiero zaczynasz poznawać proces GTD, Todoist jest zdecydowanie najlepszą aplikacją do obsługi GTD. przepływ pracy.

Dlaczego tak się dzieje? Jest wiele powodów, które mają związek z jego funkcjami, układem i faktem, że domyślna funkcjonalność w naturalny sposób obsługuje strukturę GTD, którą w niej zbudujesz.

Nawet jeśli nigdy nie słyszałeś o GTD, poniżej znajdziesz podstawowe wskazówki dotyczące GTD zacząć i jak możesz w tym celu użyć Todoist.

Uwaga: Dokładna wersja GTD użyta w tym artykule jest oparta na zasadach przedstawionych przez Carla Pulleina i jego Twoje zajęcia online z Digital Life 3.0 (co bardzo polecam). W tym artykule opisano tylko, jak używać Todoist jako części tego systemu. Jest wiele szczegółów, na które nie mamy miejsca w tym artykule.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Zasady Getting Things Done istnieją już od jakiegoś czasu. Nie ma zestawu narzędzi ani aplikacji, z których musisz korzystać, ale podstawowe zasady dotyczące każdego podejścia są zasadniczo takie same.

GTD pomaga oczyścić umysł ze wszystkiego, co w nim pływa przez cały dzień. Dzięki temu Twój mózg może naprawdę skupić się na zadaniu, które masz przed sobą, zamiast ciągłego rozpraszania się.

Działa, dając ci serię kroków, które wykonujesz co tydzień, aby zachować porządek. Te kroki obejmują:

Przechwytywaniekażdego pomysłu, zadania, działania lub spotkania, które się pojawi. Możesz być w środku spotkania, a szef daje ci przedmiot do wykonania. Możesz spacerować po parku i wpadać na świetny pomysł na książkę, którą chcesz napisać. Nie ma znaczenia, kiedy, gdzie i jak - ilekroć pomyślisz o czymś, co musisz zrobić, umieścisz to w swojej „Skrzynce odbiorczej”.

Wyjaśnienietych pomysłów dzieląc je na zadania, przypisując im priorytety i wyznaczając termin, jeśli jesteś gotowy do pracy nad nimi wkrótce.

Organizowaniezadań poprzez umieszczanie ich w wiadro, do którego w końcu dotrzesz, w oparciu o priorytet. Jeśli planujesz wkrótce popracować nad zadaniem, dodasz je również do swojego kalendarza (a Todoist pomoże Ci to zautomatyzować).

Sprawdzaniekażdego „zasobnika” i przenoszenie wszystkich zorganizowanych pomysłów w górę drabiny, aż te najbardziej palące trafią do Twojego kalendarza i czasu poświęconego na skupienie się.

Zaangażowaniepełnej uwagi zadań, które w końcu się udało przed Tobą, w zaplanowanych godzinach.

GTD nie tylko pomaga zwiększyć produktywność i organizację, ale może również pomóc Ci dotrzeć do Inbox Zero (nie ma więcej e-maili w skrzynce odbiorczej), ponieważ nigdy nie zwlekaj będziesz otrzymywać e-maile przychodzące. Przetworzysz wszystko natychmiast, używając powyższego systemu GTD.

Jak zbudować strukturę GTD w Todoist

Teraz, gdy znasz już podstawowe zasady GTD, przyjrzyjmy się bliżej temu, jak Todoist może pomóc.

Pierwsza rzecz, którą musisz Chcę utworzyć nową strukturę projektów nadrzędnych w Todoist, która będzie zawierała wszystkie zasobniki do organizowania różnych zadań przychodzących.

Te zasobniki (foldery nadrzędne) obejmują:

Skrzynka odbiorcza: tutaj trafiają wszystkie przychodzące pomysły. Gdy otrzymasz wiadomość e-mail wymagającą działania, umieść ją w tym miejscu i natychmiast zarchiwizuj wiadomość. Jeśli otrzymasz działanie do wykonania na spotkaniu, umieścisz je tutaj. Wszystko, nad czym musisz działać, trafia bezpośrednio do Twojej skrzynki odbiorczej.

Uwaga: Todoist ma domyślną sekcję skrzynki odbiorczej, więc nie musisz jej tworzyć jeden ręcznie.

kilka następnych folderów projektów, które utworzysz, to miejsca, do których będziesz przenosić elementy podczas codziennych sesji wyjaśniania i organizowania na koniec dnia. Należą do nich:

Ten tydzień: Elementy, nad którymi chcesz pracować natychmiast, w bieżącym tygodniu, zostaną uwzględnione w tym projekcie. Umieszczając je tutaj, przypisujesz również termin. Jeśli zintegrujesz Todoist ze swoim kalendarzem, Todoist automatycznie doda go do Twojego kalendarza.

Następny tydzień: elementy ze skrzynki odbiorczej, które chcesz do zrobienia wkrótce, ale nie są tak pilne, że musisz je wykonać w tym tygodniu, przejdą do twojego projektu w przyszłym tygodniu. Termin nie jest wymagany.

W tym miesiącu: elementy, które chcesz zrobić dość szybko, ale które mogą poczekać tydzień lub dwa, zostaną uwzględnione w tym projekcie . Nie dołączaj tutaj również terminu.

Następny miesiąc: zadania, które w końcu chcesz wykonać, ale wiesz, że możesz czekać dość długo, będą przejdź do folderu Następny miesiąc bez terminu.

Są jeszcze dwa projekty, które musisz utworzyć do zadań specjalnych.

Powtarzające się obszary zainteresowania: są to rzeczy, które musisz regularnie robić w związku z celami, które są dla Ciebie ważne, np. uczestnictwo w zajęciach online co miesiąc.

Procedury: są to zadania, które mogą nie być związane z Twoimi celami, ale które musisz wykonywać co tydzień, na przykład ćwiczenia lub spotkania klubowe.

Tworzenie zadań cyklicznych

Z pewnością musisz mieć wiele rzeczy do zrobienia każdego dnia lub co tydzień. Wyrzuć je ze swoich myśli, dodając je do swojego projektu Powtarzające się obszary zainteresowania(jeśli są związane z celami, które są dla Ciebie ważne).

Zalecamy również, abyś uwzględnij powtarzające się obszary zainteresowania jako podprojekt tego tygodnia.

Wszelkie powtarzające się zadania, które są tylko częścią twojego życia, ale tak naprawdę nie kierują twoimi celami życiowymi, dodaj je do projektu Procedury.

Pamiętaj o dodaniu do wszystkich terminów i oznacz je jako powtarzające się. W ten sposób automatycznie pojawią się w sekcjach Dzisiaji NadchodząceTodoist, bez konieczności wykonywania jakichkolwiek czynności.

Korzystanie ze skrzynki odbiorczej

W ciągu tygodnia, gdy pojawią się nowe problemy, z którymi musisz się uporać, po prostu wrzuć je do swojej skrzynki odbiorczej Todoist.

W ten sposób unikniesz rozpraszania się i wiesz, że nie zapomnisz zająć się tymi zadaniami później, gdy będziesz miał czas.

Co tydzień w tym samym czasie przeznaczysz około 20 do 30 minut na przetworzenie skrzynki odbiorczej . W tym czasie po prostu pracuj pojedynczo i zdecyduj, jak ważne jest wykonanie tego zadania iw jakim czasie.

Na przykład wiem, że ostatecznie chcę naprawić talię, ale nadal Zimowy. Dlatego przenoszę to zadanie do Długotrwałe / Wstrzymane.

Dalej, wiem że muszę mieć coroczne badania lekarskie, ale jestem zajęty w tym miesiącu i nie będzie miało znaczenia, czy zaczekam do następnego miesiąca, żeby to zaplanować. Więc przeniosę to do projektu Następny miesiąc.

Wreszcie, wiem, że chcę otrzymać artykuł Online-Tech-Tips.com napisany w tym tygodniu. Dlatego w tygodniu przypisuję dzień i godzinę, w których chcę to zrobić.

Następnie przenieś to zadanie do projektu Ten tydzień.

Te trzy elementy, które dodałem do mojej skrzynki odbiorczej w ciągu dnia, udało mi się przetworzyć w około pięć minut.

Wiem, że wygrałem Nie zapomnij o nich, ponieważ są teraz w moim zorganizowanym systemie GTD ToDoist. Wszystko jest przydzielone na tydzień i tak naprawdę nie muszę myśleć o niczym innym, jak tylko ciężko pracować nad każdym zadaniem, gdy nadchodzi w moim kalendarzu.

Zarządzanie w tym tygodniu

Gdy zbliżasz się do końca każdego tygodnia, zauważysz, że Twój projekt w tym tygodniu ostatecznie opróżni się z aktywnych elementów.

Ustaw czas w każdym tygodniu (zazwyczaj jest to koniec dnia w piątek lub jakiś czas w weekend), aby przenieść zadania z projektu Następny tydzieńdo projektu Ten tydzień. Przypisz terminy, kiedy to zrobisz.

Powtórz to dla elementów w folderach Bieżący, Następny miesiąc i Długoterminowe / Wstrzymane.

Pamiętaj: nie musisz przenosić elementu, jeśli nadal nie wydaje się to pilne. Możesz także usunąć zadania, które według Ciebie nie mają już dla Ciebie znaczenia.

Pamiętaj, aby pozostać skupionym

Oto najważniejsza zasada, która łączy to wszystko i sprawia, że ​​system GTD działa.

Ponieważ spędzasz tylko małe bloki czasu na przetwarzaniu wszystkie pomysły i zadania, które zostaną wrzucone do Twojej skrzynki odbiorczej, pozostanie Ci resztę czasu, którą masz w kalendarzu na wykonanie pracy.

Oznacza to, że będziesz korzystać tylko z dzisiejszego i nadchodzącego obszary w Todoist w ciągu dnia (wraz z kalendarzem) i pracując przez cały dzień, aby zakończyć i wykreślić te zadania.

Wiesz, że przypisałeś zadania, które możesz wykonać tylko w ciągu jednego dnia, ponieważ Todoist automatycznie dodał je do Twojego kalendarza. Jeśli Twój dzień jest pełny, nie możesz przypisać więcej. Kiedy twój tydzień jest pełny, nie możesz przenieść niczego innego do projektu This Week.

GTD działa, ponieważ usuwa bałagan z twojej głowy i przenosi się do „systemu”. Uwalnia Twoje myśli, dzięki czemu możesz skupić się na wykonywanym zadaniu - i załatwić sprawę.

Powiązane posty: