Jeśli używasz programu Excel bardzo często, prawdopodobnie natrafiłeś na sytuację, w której masz nazwę w pojedynczej komórce i musisz oddzielić nazwę od różnych komórek. Jest to bardzo częsty problem w programie Excel i prawdopodobnie możesz wykonać wyszukiwanie w Google i pobrać 100 różnych makr napisanych przez różne osoby, aby zrobić to za Ciebie.
Jednak w tym poście pokażę ci, jak aby skonfigurować formułę, abyś mógł zrobić to sam i właściwie zrozumieć, co się dzieje. Jeśli korzystasz z Excela, dobrym pomysłem jest nauczenie się niektórych bardziej zaawansowanych funkcji, dzięki czemu możesz robić ciekawsze rzeczy dzięki swoim danym.
Jeśli nie lubisz formuł i chcesz szybciej rozwiązanie, przejdź do sekcji Tekst do kolumn, która uczy, jak używać funkcji programu Excel, aby zrobić to samo. Ponadto lepiej użyć funkcji tekstu do kolumn, jeśli w komórce znajdują się więcej niż dwa elementy, które należy oddzielić. Na przykład, jeśli jedna kolumna ma 6 pól połączonych ze sobą, użycie poniższych formuł stanie się naprawdę kłopotliwe i skomplikowane.
Oddzielne nazwy w Excelu
Aby zacząć, zobaczmy, jak imiona zwykle są przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Najczęstsze dwa sposoby, jakie widziałem to imięnazwiskoz tylko spacją i nazwisko, imięz przecinkiem oddzielając dwa. Za każdym razem, gdy widziałem środkowy inicjał, zazwyczaj jest to imię środek pośredninazwisko, jak poniżej :
Korzystając z prostych wzorów i łącząc kilka ze sobą, możesz łatwo oddzielić imię, nazwisko i środkowy inicjał w oddzielnych komórkach w programie Excel. Zacznijmy od wyodrębnienia pierwszej części nazwy. W moim przypadku użyjemy dwóch funkcji: lewej i wyszukiwania. Logicznie, oto co musimy zrobić:
Przeszukuj tekst w komórce w poszukiwaniu spacji lub przecinka, znajdź pozycję, a następnie usuń wszystkie litery po lewej stronie tej pozycji.
Oto prosta formuła, która poprawnie wykonuje zadanie: = LEWO (NN, SEARCH ("", NN) - 1), gdzie NN to komórka, w której zapisano nazwę. Wartość -1 ma na celu usunięcie dodatkowej spacji lub przecinka na końcu łańcucha.
Jak widać, zaczynamy od lewa funkcja, która pobiera dwa argumenty: ciąg znaków i liczbę znaków, które chcesz pobrać od początku ciągu znaków. W pierwszym przypadku szukamy miejsca, używając podwójnych cudzysłowów i wstawiając spację. W drugim przypadku szukamy przecinka zamiast spacji. Jaki jest więc wynik trzech opisanych przeze mnie scenariuszy?
Otrzymaliśmy imię z wiersza 3, nazwisko z wiersza 5 i imię z wiersza 7. Świetnie! W zależności od tego, jak przechowywane są twoje dane, teraz wyodrębniasz imię lub nazwisko. Teraz kolejna część. Oto, co musimy teraz zrobić logicznie:
- Wyszukaj tekst w komórce dla spacji lub przecinka, znajdź pozycję, a następnie odejmij pozycję od całkowitej długości napisu. Oto jak wyglądałaby formuła:
= PRAWO (NN, LEN (NN) -SEARCH ("", NN))
Teraz używamy właściwej funkcji. Przyjmuje to również dwa argumenty: ciąg znaków i liczbę znaków, które chcesz pobrać, zaczynając od końca napisu idącego w lewo. Tak więc chcemy długości łańcucha minus położenie spacji lub przecinka. To da nam wszystko na prawo od pierwszej spacji lub przecinka.
Świetnie, teraz mamy drugą część nazwy! W pierwszych dwóch przypadkach prawie skończyłeś, ale jeśli w nazwie znajduje się środkowy inicjał, możesz zobaczyć, że wynik nadal zawiera nazwisko ze środkowym inicjałem. Jak więc zdobyć nazwisko i pozbyć się środkowego inicjału? Łatwo! Po prostu uruchom ponownie tę samą formułę, której użyliśmy do uzyskania drugiej sekcji nazwy.
Więc robimy kolejne prawo i tym razem zastosowanie wzoru na połączonej środkowej początkowej i ostatniej komórce nazwiska. Znajdzie miejsce po środkowym początkowym, a następnie przyjmie długość minus pozycja liczby spacji z końca ciągu.
Więc już to masz! Teraz podzieliłeś imię i nazwisko na osobne kolumny, używając kilku prostych formuł w Excelu! Oczywiście, nie każdy będzie miał sformatowany tekst w ten sposób, ale możesz go łatwo edytować zgodnie ze swoimi potrzebami.
Tekst do kolumn
Jest jeszcze inny łatwy sposób na rozdzielenie połączony tekst w oddzielne kolumny w programie Excel. Jest to funkcja o nazwie Tekst do kolumni działa bardzo dobrze. Jest także o wiele bardziej wydajne, jeśli masz kolumnę zawierającą więcej niż dwie części danych.
Na przykład poniżej mam dane, w których jeden wiersz zawiera 4 części danych, a drugi wiersz zawiera 5 elementów dane. Chciałbym podzielić to na odpowiednio 4 kolumny i 5 kolumn. Jak widać, próba użycia powyższych formuł byłaby niepraktyczna.
W Excelu najpierw wybierz kolumnę, którą chcesz rozdzielić. Następnie kliknij kartę Dane, a następnie kliknij Tekst do kolumn.
Pojawi się kreator Tekst do kolumn. W kroku 1 można wybrać, czy pole ma być rozdzielone, czy stała. W naszym przypadku wybierzemy Rozgraniczone.
Na następnym ekranie wybierzesz separator. Możesz wybrać kartę, średnik, przecinek, spację lub wpisać niestandardową.
Na końcu wybierasz format danych dla kolumny . Zwykle Ogólnedziała dobrze dla większości typów danych. Jeśli masz coś konkretnego, jak daty, wybierz ten format.
Kliknij Zakończi zobacz, jak Twoje dane są magicznie podzielone na kolumny. Jak widać, jeden rząd zamienił się w pięć kolumn, a drugi w cztery kolumny. Funkcja Tekst na kolumny jest bardzo wydajna i może znacznie ułatwić życie.
Jeśli masz problemy z oddzieleniem nazw w formacie, który mam powyżej, opublikuj komentarz z danymi, a ja postaram się pomóc. Ciesz się!