Jak korespondencji seryjnej z programu Excel do programu Microsoft Word

Jeśli chcesz utworzyć korespondencję seryjną z programu Excel do programu Word, wymaga to czegoś więcej niż tylko połączenia arkusza. Niezależnie od tego, czy konfigurujesz arkusz Excela od zera, czy importujesz plik tekstowy lub CSV, musisz upewnić się, że Twoje dane mają prawidłową strukturę.

Pokażemy Ci, jak sformatować listę mailingową w dokumencie Microsoft Excel, aby po podłączeniu jej do Słowo dotyczące korespondencji seryjnej wszystko działało poprawnie.

Importuj plik do Excela

Jeśli źródłem danych listy mailingowej jest plik tekstowy lub CSV, możesz zaimportować go do pliku Excel. Stamtąd możesz poprawnie uporządkować i sformatować dane przed połączeniem ich za pomocą funkcji korespondencji seryjnej lub kreatora w programie Word.

Chociaż proces jest podobny w przypadku wersji programu Excel, różni się nieco w przypadku platformy Microsoft 365 w porównaniu z programem Excel dla komputerów Mac lub innymi wersjami programu Excel.

Importuj plik za pomocą programu Microsoft 365

Jeśli używasz programu Excel z platformą Microsoft 365 w systemie Windows, wykonaj poniższe kroki, aby zaimportować plik danych.

Przejdź na kartę Danei wybierz opcję Z tekstu/CSVw sekcji Pobierz i przekształć dane na wstążce.

Przeglądaj i wybierz plik. Następnie wybierz Importuj.

W wyskakującym oknie potwierdź lub edytuj trzy rozwijane menu u góry, umożliwiające pochodzenie pliku, ogranicznik i wykrywanie typu danych.

Aby sformatować pola podczas importu, wybierz opcję Przekształć dane. Uwaga: jeśli planujesz sformatować je później, wybierz opcję Załaduj, aby bezpośrednio zaimportować dane.

Jeśli wybierzesz opcję Przekształć dane, w wyświetlonym oknie dodatku Power Query wybierz pierwszą kolumnę, którą chcesz sformatować.

Następnie przejdź do karty Strona głównai użyj listy rozwijanej Typ danychw sekcji Przekształć, aby wybrać format.

Wybierz Zastąp bieżący.

Kontynuuj ten proces dla każdej kolumny w zestawie danych.

Po zakończeniu zobaczysz podgląd wyników i będziesz mógł wybrać opcję Zamknij i załadujna karcie Strona główna.

Otrzymasz zaimportowany plik z liczbą załadowanych wierszy. Następnie możesz w razie potrzeby wprowadzić dodatkowe zmiany i zapisać plik..

Importuj plik przy użyciu innych wersji programu Excel

Jeśli używasz programu Excel na komputerze Mac lub innej wersji, takiej jak Excel 2013, wykonaj poniższe kroki, aby zaimportować plik tekstowy lub CSV.

Przejdź na kartę Dane, otwórz menu Pobierz danei wybierz opcję Z tekstu.

Przeglądaj i wybierz plik. Następnie wybierz opcję Importujlub Pobierz dane.

W oknie Kreatora importu tekstu wybierz opcję Rozdzielanyi opcjonalnie ustaw opcję Rozpocznij import od wiersza, Pochodzenie pliku oraz to, czy dane zawierają nagłówki kolumn. Wybierz Dalej.

Na następnym ekranie zaznacz pole wyboru typu używanego ogranicznika, np. tabulatora, przecinka lub spacji, i wybierz opcję Dalej.

Na ostatnim ekranie możesz sformatować dane. Aby to zrobić, zaznacz każdą kolumnę i u góry wybierz jej format danych. Uwaga dotycząca dat, możesz wybrać strukturę; w przypadku danych liczbowych możesz wybrać opcję Zaawansowane, aby wybrać separatory dziesiętne i tysiące. Wybierz Zakończ.

W oknie dialogowym Importuj dane wybierz komórkę dla Istniejącego arkuszalub wybierz opcję Nowy arkuszdla danych. Wybierz Importuj.

Następnie zaimportowana zostanie lista odbiorców, gotowa do przejrzenia, edytowania i zapisania.

Skonfiguruj wysyłkę Lista w Excelu

Bez względu na to, czy importujesz plik zgodnie z powyższym opisem, czy tworzysz od podstaw listę mailingową w programie Excel, musisz pamiętać o kilku rzeczach. Może to wymagać dostosowania danych Excela.

Upewnij się, że:

Dane są poprawnie sformatowane pod względem tekstu, wartości procentowych i liczb (opisane poniżej)

Nazwy kolumn w arkuszu odpowiadają nazwom pól, których planujesz używać w programie Word

Dane znajdują się w pierwszym arkuszu skoroszytu

Skoroszyt jest zapisywany lokalnie (na Twoim komputerze)

Edycje lub zmiany są finalizowane przed podłączeniem arkusza w programie Word

Formatuj listę mailową Excel

Oprócz zarządzania danymi listy mailingowej w Excelu musisz mieć pewność, że jest ona poprawnie sformatowana. Jest to konieczne w przypadku wartości procentowych i kodów pocztowych..

Procenty: domyślnie wartości procentowe są mnożone przez 100. Aby uniknąć tego obliczenia, sformatuj wartości procentowe jako tekst.

Liczby: formatuj liczby, aby dopasować je do kategorii. Na przykład użyj waluty dla kwot w dolarach.

Kody pocztowe: formatuj kody pocztowe jako tekst. Jeśli sformatujesz je jako liczby, utracisz początkowe zera w przypadku kodów takich jak 00321.

Aby sformatować dane, wybierz kolumnę, przejdź do karty Strona głównai wybierz format z listy rozwijanej Format liczb.

Pamiętaj, że chociaż formatujesz dane zgodnie z ich kategorią, po podłączeniu do programu Word nie wyświetlają one odpowiednich symboli. Na przykład, gdy zamapujesz procent, zobaczysz tylko liczbę, a nie znak procentu. Powinieneś dodać symbole, które mają przylegać do zamapowanych pól w dokumencie korespondencji seryjnej programu Word.

Gotowy do połączenia

Gdy już przygotujesz listę odbiorców do użycia w programie Excel, czas skorzystać z funkcji korespondencji seryjnej programu Word, aby zakończyć proces. Niezależnie od tego, czy chodzi o spersonalizowane listy, czy wiadomości e-mail, zapoznaj się z naszym samouczkiem dotyczącym tworzenie korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word, aby uzyskać szczegółowe informacje.

Dodatkowo możesz sprawdzić, jak tworzyć etykiety w dokumencie Word z arkusza kalkulacyjnego Excel.

Powiązane posty:

Jak znaleźć łącza zewnętrzne w skoroszytach programu Microsoft Excel Jak drukować dokumenty Microsoft Word w czerni i bieli Jak usunąć stopkę ze slajdów programu PowerPoint Jak konwertować daty na liczby w programie Microsoft Excel Jak usunąć foldery ulubionych w programie Microsoft Outlook Jak wciąć komórki w programie Microsoft Excel Jak zwiększyć okresy w programie Microsoft Word