Jak używać programu Microsoft Outlook do zarządzania projektami lub zespołem

Istnieje wiele aplikacji do zarządzania projektami i zespołami, od Tablice Kanbana do aplikacje do współpracy. Jeśli korzystasz już z pakietu Microsoft Office, możesz skorzystać z wielu wbudowanych funkcji, które pomogą Ci uporządkować siebie i swój zespół w Outlooku.

Podczas planowania projektu możesz oznaczać e-maile kolorami i zamieniać je w zadania. Jeśli pracujesz w zespole, możesz tworzyć i przydzielać zadania oraz konfigurować grupy. Poniżej znajdziesz kilka sugestii, wskazówek i kroków dotyczących korzystania z tych funkcji wraz z innymi.

Kategoryzuj przychodzące e-maile

Jedną z najprostszych, ale najbardziej przydatnych funkcji, których możesz użyć podczas zarządzania projektem, jest kodowanie e-maili kolorami. Po skonfigurowaniu kategorii w Outlooku możesz przypisać je do wiadomości e-mail, co wyróżni je w skrzynce odbiorczej. Dodatkowo możesz utworzyć reguły, aby automatycznie przypisywać kategorie, jeśli chcesz.

Możesz tworzyć kategorie dla tego, co jest najbardziej sensowne. Niektóre sugestie obejmują kategorię dla każdego projektu, klienta lub działu.

Przejdź do karty Strona głównaprogramu Outlook i otwórz menu Kategoryzujw grupie Tagi. Następnie wybierz Wszystkie kategorie.

Zauważysz kilka gotowych kategorii, które są po prostu kolorami jako nazwami kategorii. Możesz edytować jedną z nich, aby użyć bardziej znaczącej nazwy. Wybierz kategorię, wybierz Zmień nazwępo prawej stronie, wprowadź nową nazwę i naciśnij klawisz Enter, aby ją zapisać.

Aby utworzyć nową kategorię, wybierz Nowapo prawej stronie. Wpisz nazwę, wybierz kolor, opcjonalnie dodaj klawisz skrótu i ​​naciśnij OK, aby go zapisać.

Aby przypisać kategorię do wiadomości e-mail, wykonaj jedną z następujących czynności:

Wybierz Kategoryzujna karcie Strona głównai wybierz tę, której chcesz użyć.

Kliknij prawym przyciskiem myszy, przejdź do Kategoryzuji wybierz jedną z wyskakujących menu.

Kategorię zobaczysz wówczas obok wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej, a także nad wiadomością w jej osobnym oknie.

Zamień e-maile w zadania

Szczególnie pomocnym sposobem zarządzania projektem w programie Outlook jest przekształcanie wiadomości e-mail w zadania. Możesz otrzymać prośbę o aktualizację statusu projektu dla swoich interesariuszy lub przesłanie dokumentów członkowi zespołu. Umieszczając tę ​​wiadomość na liście zadań, będziesz mieć ją na wyciągnięcie ręki do wykonania..

Aby szybko zamienić e-mail w zadanie, wykonaj jedną z następujących czynności:

Kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość w skrzynce odbiorczej, przejdź do opcji Przenieśi wybierz folder zadań z wyskakującego menu.

W oknie wiadomości wybierz Przenieśna wstążce i użyj menu rozwijanego Przenieś, aby wybrać folder zadań.

Przeciągnij wiadomość ze skrzynki odbiorczej do ikony Zadaniaw lewym panelu nawigacyjnym.

Aby uzyskać dodatkowe opcje przekształcania wiadomości e-mail w zadanie, możesz zamiast tego skorzystać z następnej metody.

Przytrzymaj prawy przycisk myszy podczas wybierania wiadomości e-mail, a następnie przeciągnij ją do ikony Zadaniapo lewej stronie i zwolnij.

Zobaczysz opcje kopiowania wiadomości e-mail jako zadania z tekstem, kopiowania jej jako zadania z wiadomością e-mail jako załącznikiem lub przenoszenia wiadomości e-mail jako zadania z załącznikiem.

Wybierz jedną z tych opcji i gotowe. Jeśli zmienisz zdanie, możesz także kliknąć opcję Anuluj.

Następnie w dowolnym momencie wybierz ikonę Zadania programu Outlook, aby wyświetlić listę zadań do wykonania.

Twórz i przydzielaj zadania

Oprócz tego, że e-maile stają się zadaniami do wykonania, możesz także tworzyć zadania i przypisywać je w Outlooku. Jest to wygodne, jeśli zdecydujesz się delegować zadanie, zamiast zajmować się nim samodzielnie, lub jeśli chcesz otrzymywać raporty o stanie zadania, które można wysłać jednym kliknięciem.

Wybierz ikonę Zadaniapo lewej stronie lub Nowe elementy>Zadaniena karcie Strona głównai utwórz nowe zadanie, jak zwykle. Możesz też wykonać powyższe kroki, aby zamienić e-mail w zadanie.

Wypełnij wszystkie szczegóły zadania, w tym temat, datę rozpoczęcia i zakończenia, priorytet oraz szczegóły. Gdy będziesz gotowy, przejdź do karty Zadaniei wybierz opcję Przypisz zadaniew sekcji Zarządzaj zadaniem na wstążce.

Spowoduje to odświeżenie okna zadania i uwzględnienie wiersza Do umożliwiającego dodanie osoby przypisanej. Wpisz ich imię i nazwisko lub adres e-mail albo użyj przycisku Do, aby wybrać ich z książki adresowej.

.

Opcjonalnie możesz zaznaczyć pola, aby zachować zaktualizowaną kopię zadania na swojej liście i otrzymać raport o stanie, gdy zadanie zostanie ukończone.

Gdy wszystko będzie już gotowe, wybierz opcję Wyślij, aby wysłać zadanie do wyznaczonej osoby.

Gdy otrzymają zadanie e-mailem, po prostu dodają je do własnej listy zadań.

Mogą korzystać z pól Stani Procent ukończeniaw zadaniu w miarę jego wykonywania i mogą wybrać opcję Wyślij raport o staniena Zadanie, aby zapewnić Ci zaktualizowany status e-mailem.

Skonfiguruj grupę kontaktów

Kiedy pracujesz z zespołem, tworzenie listy dystrybucyjnej lub grupą kontaktów oszczędzasz czas. Zamiast dodawać każdego członka zespołu do wiadomości e-mail, wydarzenia w kalendarzu lub zadania, po prostu dodajesz grupę.

Wybierz ikonę Osobyw lewym panelu nawigacyjnym.

Przejdź na kartę Strona głównai wybierz opcję Nowa grupa kontaktóww sekcji Nowa na wstążce.

Wpisz nazwę grupy u góry. Następnie wybierz Dodaj członkóww sekcji członków i wybierz Z kontaktów programu Outlook, Z książki adresowejlub Nowy kontakt e-mail.

W przypadku dwóch pierwszych opcji otwiera się nowe okno, w którym wybierasz kontakt i używasz przycisku Członkowie, aby go dodać. Kontynuuj ten proces, aż będziesz mieć wszystkich członków, i wybierz OK, aby zapisać.

Zobaczysz wówczas listę członków swojej grupy i w razie potrzeby będziesz mógł dodać kolejnych. Wybierz Zapisz i zamknij, aby zakończyć proces i zapisać grupę.

Aby użyć grupy utworzonej w wierszu adresu e-maila lub jako osoby zaproszone na wydarzenie, zacznij wpisywać nazwę grupy i wybierz ją spośród sugestii lub użyj przycisku Do, aby zlokalizować i wybierz grupę.

Udostępnij kalendarz

Chociaż możesz skonfiguruj konkretny kalendarz grupowy w Outlooku, możesz chcieć po prostu udostępnij swój własny kalendarz. Jest to przydatne w przypadku członka zespołu, który pełni funkcję kopii zapasowej lub współmenedżera Twoich projektów.

Wybierz ikonę Kalendarzpo lewej stronie, a następnie wybierz kalendarz za pomocą Okienko folderów..

Przejdź na kartę Strona głównai wybierz opcję Udostępnij kalendarzw grupie Zarządzaj kalendarzami. Wybierz kalendarz.

Na karcie Uprawnieniaużyj przycisku Dodaj, aby wybrać kontakt, któremu chcesz coś udostępnić.

Zlokalizuj kontakt, wybierz Dodaji wybierz OK. Następnie wybierz opcję Może wyświetlaćlub Może edytowaćw zależności od uprawnień, na które chcesz zezwolić.

Wybierz Zastosuj, a następnie OK, aby udostępnić swój kalendarz.

Odbiorca powinien otrzymać wiadomość e-mail z informacją, że udostępniasz mu kalendarz. Mogą zaakceptować wyświetlanie Twojego kalendarza na liście kalendarzy programu Outlook.

Zarządzaj swoimi folderami

Foldery w programie Outlook są takie same, jak te, których używasz na komputerze; zapewniają proste sposoby porządkowania przedmiotów. Masz kilka świetnych sposobów zarządzania folderami Outlooka dla swojego projektu lub zespołu.

Otwórz Okienko folderówpo lewej stronie skrzynki odbiorczej. Następnie możesz rozwinąć konto, jeśli masz więcej niż jedno, aby wyświetlić wszystkie znajdujące się na nim foldery.

Utwórz nowy folder nadrzędny lub podfolder

Rozważ utworzenie folderu na każdy projekt lub po jednym na każdego klienta lub członka zespołu, aby wszystko było zorganizowane.

Kliknij prawym przyciskiem myszy konto lub bieżący folder, wybierz Nowy folderi nadaj mu nazwę.

Posortuj podfoldery

Jeśli masz folder nadrzędny z wieloma podfolderami, możesz szybko znaleźć ten, którego potrzebujesz, sortując je. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder nadrzędny i wybierz opcję Sortuj podfoldery od A do Z.

Dodaj folder do ulubionych

Sekcja Ulubioneznajduje się u góry okienka folderów. Kiedy zwiniesz to okienko, zobaczysz swoje Ulubione na pasku po lewej stronie. Obydwa zapewniają szybki dostęp do często używanych folderów.

Kliknij folder prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Dodaj do ulubionychlub przeciągnij folder do sekcji Ulubione u góry okienka folderów.

Pokaż liczbę nieprzeczytanych elementów

Możesz wyświetlić całkowitą liczbę nieprzeczytanych elementów folderu bezpośrednio w tym folderze w okienku. Jest to przydatne, jeśli automatycznie wysyłasz wiadomości e-mail do folderów, ponieważ możesz szybko wykryć nowe wiadomości..

Kliknij folder prawym przyciskiem myszy i wybierz Właściwości.

Otwórz kartę Ogólnei wybierz opcję Pokaż liczbę nieprzeczytanych elementów.

Wybierz Zastosuji OK, aby zapisać zmianę.

Jeśli wolisz zobaczyć wszystkie elementy, wybierz zamiast tego opcję Pokaż całkowitą liczbę elementów.

Automatyzuj typowe działania

Jak wspomniano powyżej, w Outlooku możesz wykonywać automatyczne akcje. Obejmuje to przenoszenie e-maili do folderów przesyłanie wiadomości i oznaczanie elementów według ważności. Każdy z nich może nie tylko pomóc Ci zachować kontrolę nad skrzynką odbiorczą, ale także nad projektem lub zespołem.

Utwórz reguły Outlooka

Mamy kompletny przewodnik po tworzenie reguł w Outlooku na Windowsie, Macu i w Internecie, który możesz sprawdzić, więc tutaj przyjrzymy się jednemu przykładowi, który będzie pomocny w zarządzaniu projektami. Możesz automatycznie przenosić wiadomości e-mail do folderu, jak wspomniano powyżej. Poza tym zamiast tworzyć regułę od zera, możesz oprzeć ją na otrzymanym e-mailu.

Wybierz adres e-mail i kliknij prawym przyciskiem myszy, przejdź do Regułyi wybierz opcję Utwórz regułęlub wybierz opcję Regułyna Strona głównakarta i wybierz opcję Utwórz regułę.

U góry zobaczysz podstawowe warunki dotyczące wiadomości e-mail. Możesz oprzeć regułę na nadawcy, temacie lub sposobie zaadresowania. Wybierz jeden lub więcej warunków, których chcesz użyć.

W obszarze Wykonaj następującezaznacz pole Przenieś element do folderu. Następnie użyj przycisku Wybierz folder, aby wybrać folder.

Kliknij OK, gdy skończysz, a nowa reguła będzie gotowa do użycia. Za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail na podstawie wybranych przez Ciebie warunków, zostanie ona automatycznie przeniesiona do wybranego folderu.

Utwórz szybkie kroki

Kolejne wspaniałe narzędzie do automatyzacji w programie Outlook nazywa się Szybkie kroki. Dzięki Szybkim krokom możesz wykonać akcję na wiadomości e-mail jednym kliknięciem. Jak możesz sobie wyobrazić, jest to ogromna oszczędność czasu.

Możesz skonfigurować Szybkie kroki do celów takich jak przenoszenie, kategoryzowanie lub przesyłanie dalej wiadomości e-mail. Jako przykład skonfigurujemy Szybki krok, aby oznaczyć wiadomość e-mail do jutrzejszego kontaktu..

Przejdź na kartę Strona głównai wybierz strzałkę Więcej(strzałka dolna) w polu Szybkie kroki. Wybierz Nowy szybki krok>Niestandardowy.

W polu Edytuj szybki krok nadaj mu nazwę u góry. Następnie otwórz menu rozwijane Wybierz działaniei wybierz opcję Oznacz wiadomość.

W kolejnym menu rozwijanym wybierz opcję Jutro. Możesz wybrać inną opcję, np. Dzisiaj lub W przyszłym tygodniu, lub jeśli wolisz.

Wybierz Zakończ, aby zapisać Szybki krok.

Aby skorzystać z Szybkiego kroku, wybierz adres e-mail, przejdź do karty Strona głównai wybierz go w polu Szybkie krokilub kliknij prawym przyciskiem myszy i przejdź do Szybkie krokii wybierz je z wyskakującego menu.

To wszystko. Właśnie jednym kliknięciem oznaczyłeś e-mail do dalszych działań na jutro.

Mamy nadzieję, że te sugestie ułatwią Ci zarządzanie kolejnym nowym projektem lub nawet zespołem w programie Outlook. Aby uzyskać jeszcze więcej informacji, zobacz jak dodać Microsoft Teams do Outlooka, gdzie znajdziesz prostszy sposób dołączania do spotkań lub planowania ich.

.

Powiązane posty: