Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook

Jeśli masz e-maile, których już nie potrzebujesz, ale niekoniecznie chcesz je usunąć, możesz je zarchiwizować. W programie Microsoft Outlook masz kilka sposobów ręcznego lub automatycznego archiwizowania wiadomości e-mail, aby nie przeszkadzały.

Pokażemy Ci, jak archiwizować e-maile w Outlooku na komputerze, w Internecie i na urządzeniu mobilnym. Niezależnie od tego, gdzie najczęściej korzystasz z Outlooka, możesz zwolnić miejsce na nowe wiadomości.

Informacje o archiwizowaniu e-maili w Outlooku

W przypadku usług Microsoft 365, kont Exchange i aplikacji Outlook w sieci Web masz domyślny folder Archiwum. W przypadku kont serwerów Exchange mogą obowiązywać zasady przechowywania. W przypadku kont POP i IMAP możesz utworzyć folder Archiwum.

Korzystając z folderu Archiwum, możesz w razie potrzeby odzyskać wszystkie e-maile, które przeniesiesz tam później.

Gdy przenosisz elementy do folderu Archiwum za pomocą przycisku w sposób opisany poniżej, nie powoduje to zmniejsz rozmiar skrzynki odbiorczej. Jeśli martwisz się o miejsce, możesz utworzyć oddzielny plik danych programu Outlook (pst) w systemie Windows, co wyjaśnimy poniżej.

Archiwizuj wiadomości e-mail programu Outlook w systemie Windows

Możesz ręcznie archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook w systemie Windows lub skorzystać z jednej z dostępnych funkcji autoarchiwizacji. Te funkcje automatycznego archiwizowania mogą się różnić w zależności od wersji Outlooka.

Ręcznie archiwizuj e-maile w systemie Windows

Możesz ręcznie zarchiwizować jedną lub więcej wiadomości e-mail na kilka różnych sposobów w systemie Windows.

Zacznij od wybrania e-maili na jeden z następujących sposobów:

W przypadku pojedynczego e-maila po prostu go wybierz.

W przypadku grupy sąsiadujących e-maili wybierz pierwszy, przytrzymaj Shifti wybierz ostatni z zakresu.

W przypadku grupy niesąsiadujących ze sobą wiadomości e-mail wybierz jedną, przytrzymaj Ctrli wybierz każdą dodatkową.

Po wybraniu e-maili, które chcesz zarchiwizować, wykonaj jedną z następujących czynności:

Przeciągnij e-maile do folderu Archiwum.

Wybierz opcję Archiwizujna wstążce na karcie Strona głównalub Wiadomość.

Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Archiwizuj.

Użyj klawisza Backspace.

Automatycznie archiwizuj e-maile w systemie Windows

W systemie Windows możesz automatycznie archiwizować starsze wiadomości e-mail, czyszcząc skrzynkę pocztową lub konfigurując funkcję autoarchiwizacji tak, aby była uruchamiana co jakiś czas..

Przeprowadź czyszczenie skrzynki odbiorczej

Możesz przenieś wiadomości e-mail do pliku danych programu Outlook zaoszczędzić miejsce i uporządkować skrzynkę pocztową za jednym zamachem.

Wybierz Plik>Informacje. Następnie otwórz menu Narzędziai wybierz Wyczyść stare elementy.

Wybierz skrzynkę odbiorczą konta e-mail, folder i podfoldery, dla których chcesz przeprowadzić konserwację, a następnie wybierz datę w rozwijanym polu poniżej. Opcjonalnie zaznacz pole, aby uwzględnić e-maile „Nie autoarchiwizuj”.

Możesz zobaczyć ścieżkę pliku lokalizacji pliku archiwum, dzięki czemu w razie potrzeby będziesz mógł łatwo uzyskać do niego później dostęp. Przyjrzyj się tym sposobom na uzyskać dostęp do pliku PST, jeśli napotkasz kłopoty.

Wybierz OK, aby przeprowadzić czyszczenie.

Skonfiguruj autoarchiwizację

Aby automatycznie archiwizować elementy zgodnie z harmonogramem, możesz skonfigurować opcję autoarchiwizacji.

Wybierz Plik>Opcje. Wybierz Zaawansowanepo lewej stronie i Ustawienia autoarchiwizacjipo prawej stronie.

Zaznacz pole u góry, aby określić, jak często chcesz uruchamiać autoarchiwizację, i wprowadź w odpowiednim polu czas. Opcjonalnie możesz zaznaczyć pole wyboru, aby przed uruchomieniem pojawiał się monit.

W sekcji Podczas autoarchiwizacji zaznacz pole Archiwizuj lub usuń stare elementy, a następnie wybierz wiek e-maili.

Możesz następnie przenieść elementy do pliku danych programu Outlook lub trwale je usunąć.

Opcjonalnie wybierz przycisk, aby zastosować ustawienia do wszystkich folderów, a następnie OK, aby zakończyć konfigurację. Wybierz OKw oknie Opcje programu Outlook, aby zapisać zmianę.

Archiwizuj wiadomości e-mail programu Outlook na komputerze Mac

Możesz ręcznie i automatycznie archiwizować e-maile w programie Outlook na komputerze Mac, choć nieco inaczej niż w systemie Windows.

Ręcznie archiwizuj e-maile na komputerze Mac

Możesz ręcznie zarchiwizować jedną lub więcej wiadomości e-mail na kilka różnych sposobów na komputerze Mac.

Zacznij od wybrania e-maili na jeden z następujących sposobów:

W przypadku pojedynczego e-maila po prostu go wybierz..

W przypadku grupy sąsiadujących e-maili wybierz pierwszy, przytrzymaj Shifti wybierz ostatni z zakresu.

W przypadku grupy niesąsiadujących ze sobą wiadomości e-mail wybierz jedną, przytrzymaj Commandi wybierz każdą dodatkową.

Po wybraniu e-maili, które chcesz zarchiwizować, wykonaj jedną z następujących czynności:

Wybierz Wiadomość>Archiwumna pasku menu.

Wybierz opcję Archiwumna wstążce na karcie Strona główna.

Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Archiwizuj.

Wybierz przycisk (pole) Archiwizujpo prawej stronie skrzynki odbiorczej.

Użyj skrótu klawiaturowego Control + E.

Automatycznie archiwizuj e-maile na komputerze Mac

Chociaż w programie Outlook na komputerze Mac nie ma opcji automatycznego archiwizowania, istnieje obejście, które może Ci odpowiadać. Możesz ustawić regułę archiwizowania określonych e-maili na podstawie daty.

Otwórz Outlooka i wybierz Outlook>Ustawieniaz paska menu.

Wybierz Reguływ wyświetlonym oknie.

Po lewej stronie następnego ekranu wybierz konto, jeśli masz więcej niż jedno.

Po prawej stronie wybierz przycisk znak plusna dole, aby dodać nową regułę.

Wpisz Nazwę regułyu góry.

W przypadku warunku użyj pola rozwijanego po lewej stronie, aby wybrać typ warunku. Możesz wybrać opcję Data otrzymania, aby reguła opierała się na dacie. Po prawej stronie wprowadź zakres dat lub po prostu użyj pola Przed datą, aby wprowadzić datę przypadającą w przeszłości.

Uwaga: pamiętaj, że w miarę upływu czasu możesz chcieć zaktualizować tę regułę, aby uwzględnić nową datę.

W tej akcji wybierz Przenieś do folderuw pierwszym menu rozwijanym i wybierz Archiwumz listy po prawej stronie.

Opcjonalnie użyj znaku plus obok opcji Z wyjątkiem sytuacjiw przypadku e-maili, których reguła powinna unikać, lub zaznacz pole poniżej, aby zignorować inne reguły spełniające te same warunki.

Potwierdź, że pole Włączonejest zaznaczone i wybierz OK, aby zapisać regułę..

Archiwizuj wiadomości e-mail programu Outlook w Internecie

Archiwizacja e-maili w Outlook w Internecie przebiega podobnie jak w wersjach na komputery stacjonarne.

Ręcznie archiwizuj e-maile w Internecie

W przypadku pojedynczego e-maila wybierz go lub zaznacz pole po lewej stronie.

W przypadku grupy sąsiadujących e-maili wybierz pierwszy, przytrzymaj Shifti wybierz ostatni z zakresu.

W przypadku grupy niesąsiadujących ze sobą wiadomości e-mail wybierz jedną, przytrzymaj klawisz Ctrl(Windows) lub Command(Mac) i wybierz każdą dodatkową.

Po wybraniu e-maili, które chcesz zarchiwizować, wykonaj jedną z następujących czynności:

Wybierz opcję Archiwumna pasku narzędzi na karcie Strona główna.

Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Archiwizuj.

Wybierz przycisk (pole) Archiwizujpo prawej stronie skrzynki odbiorczej.

Automatycznie archiwizuj e-maile w Internecie

Podobnie jak na komputerze Mac, obecnie w aplikacji Outlook w sieci Web nie ma funkcji autoarchiwizacji. Zamiast tego możesz skonfigurować regułę opartą na dacie.

Wybierz ikonę koła zębategow prawym górnym rogu i wybierz Wyświetl wszystkie ustawienia Outlookana wyświetlonym pasku bocznym.

Po lewej stronie wybierz Poczta, a po prawej stronie wybierz Reguły. Następnie wybierz Dodaj nową regułę.

Nadaj swojej regule nazwę u góry.

Poniżej Dodaj warunekużyj listy rozwijanej, aby wybrać Przed. Następnie dodaj datę po prawej stronie.

Uwaga: podobnie jak na komputerze Mac, możesz później zaktualizować tę regułę, aby uwzględnić nową datę.

Poniżej Dodaj akcjęużyj listy rozwijanej, aby wybrać opcję Przenieś do. Następnie wybierz Archiwumpo prawej stronie.

Opcjonalnie wybierz Dodajwyjątekw przypadku e-maili, których reguła ma unikać, i zaznacz pole, aby zatrzymać przetwarzanie kolejnych reguł.

Aby natychmiast uruchomić regułę w skrzynce odbiorczej, zaznacz pole wyboru Uruchom regułę teraz. Następnie wybierz Zapisz.

Archiwizuj wiadomości e-mail programu Outlook na Androidzie i iPhonie

Jeśli używasz Outlook na urządzeniu z Androidem lub iPhonie, możesz tam również archiwizować e-maile. W tej chwili nie jest dostępna funkcja autoarchiwizacji, ale istnieje kilka sposobów ręcznego archiwizowania wiadomości e-mail..

Aby zarchiwizować pojedynczą wiadomość e-mail, możesz użyć akcji przesunięcia. Przesuń wiadomość e-mail z lewej do prawej lub odwrotnie, zgodnie z konfiguracją, i wybierz ikonę Archiwizuj. Możesz też otworzyć e-maila i kliknąć ikonę Archiwizuju góry.

Aby zarchiwizować kilka e-maili w skrzynce odbiorczej, dotknij jednego e-maila i przytrzymaj go, a zobaczysz ekran wyboru. Wybierz pozostałe e-maile, a następnie kliknij ikonę Archiwizuju góry (Android) lub u dołu (iPhone).

Zajmowanie się niepotrzebnymi starymi e-mailami jest łatwe w programie Outlook w systemie Windows, komputerze Mac, w Internecie i na urządzeniu mobilnym. Teraz, gdy już wiesz, jak archiwizować e-maile w Outlooku, zapoznaj się z sposoby naprawienia braku otwierania programu Outlook.

.

Powiązane posty: